Månad: maj 2020

Nu prövas vårt tålamod (coronanytt)

Fredag eftermiddag och det börjar bli dags att runda av arbetsveckan. Det jag planerat nu var att skriva en text här på bloggen om hur vi tänker kring rutiner för undantag från distansundervisning med anledning av rektors inriktningsbeslut som landade hos oss den 11 maj. Det var samma dag som vi hade IPKL-möte, och sedan dess har det pågått intensiva samtal om hur vi ska tänka utifrån beslutet när det kommer till kvalitet, ekonomi, arbetsmiljö, säkerhet när det gäller smittorisk, kursplaner osv. Bara senaste veckan har vi haft denna fråga på dagordningen i LAMK (lokal arbetsmiljökommitté på fakulteten), i MBL (möte vi har med fackliga organisationerna varannan vecka), i prefektrådet (prefekter på fakulteten samt dekan och fakultetsledning) och i ledningsgruppen på IPKL. Jag förstår att alla ni som planerar höstens kurser, och inför planering av annan verksamhet, behöver besked, men det gäller att vara eftertänksam och handla klokt. Vad vi landat i, som jag skulle skriva, var att vi ska försöka undvika undantag i så stor utsträckning som möjligt, med tanke på alla risker som är förenade med att ha obligatoriska moment på campus. Instruktionerna gäller (gällde?) att prefekt fattar beslut om undantag efter samråd med dekan, och att varje sådant beslut behöver föregås av en riskanalys.

Men så kom presskonferensen nu i eftermiddag och nya besked:

https://www.regeringen.se/pressmeddelanden/2020/05/kravet-pa-distansundervisning-lattas-upp/

Så nu väntar vi igen, och tänker: Vad innebär det här för oss? Vi förväntar oss ett möte med fakultetsledningen, kanske redan måndag morgon, och så tar vi nya tag. Öppet universitet, men inte mer än 50 i samma rum… eller??

Ett ”vykort” från Skövde där min distansarbetsplats är

Det är inte lätt att leda denna ombytliga verksamhet på distans och stå för tydlighet. Och det är inte lätt att vara medarbetare i denna tid heller, med så mycket oro, ömsom lättnad, och som många av er nämner: avsaknad av kollegorna för ”mellansnacket” – lunchsällskapet, samtalen i fikarummet. Även om det är förvirrande med regeringens besked är det ändå en påminnelse om att det här vi är inne i nu har ett slut, och att det någon gång, förr eller senare, kommer bli (lite mer) som vanligt igen. På snart återhörande i frågan!

Med detta önskar jag alla trevlig helg!

/Cecilia

Hur går det med ekonomin (och planer för forskningen)

I flera inlägg har jag skrivit uppdatering om hur det går med utbildningsekonomin här på IPKL (se kategorin ”ekonomi” i högerkolumnen där man kan hitta alla inlägg om detta). I stora drag har det handlat om att vårt balanserade kapital inom utbildning har först minskat, sedan tagit slut, sedan övergått till att bli ett negativt kapital, dvs. ett underskott vi dras med. I vår har vi gjort ytterligare ansträngningar för att minska utgifterna på utbildningssidan och vi planerar rekryteringarna till hösten så noga vi kan för att hålla nere kostnaderna. Vi kommer ändå även i år att få med oss mer underskott, mycket beroende på så kallad underproduktion, dvs. att platser i framförallt förskollärarprogrammet inte har kunnat fyllas.

Forskningsekonomin har vi inte sagt så mycket om de sista åren – det har mest handlat om att hålla allt flytande. I flera år höll vi igen på doktorandantagningar och vi har inte gjort några särskilda satsningar på något område, helt enkelt för att det inte funnits några medel att gå in med. Någon gång har vi problematiserat att vår OH stigit, vilket beror på att vi haft en nedgång i volymen på externfinansierade projekt. Men, som ni säkert noterat, så beslutades om en stor förändring i höstas. Utbildningsvetenskapliga fakultetens basanslag för forskning höjdes rejält (ett inlägg som handlade om detta finns här, det finns också en sida på fakulteten med text och länkar om satsningen, även länk till vårt eget strategiska program till följd av anslagshöjningen). I tillägg till detta har vi det sista halvåret haft en ganska god tillströmning av medel som sökts i konkurrens, både genom forskningsprojekt och forskarskola.

En sak vi kunnat göra genom de höjda basanslagen är att utlysa interna medel i form av förstärkt forskningstid i tjänsten. Vi ser nu utifrån en långtidsprognos att detta är något vi kommer kunna göra återkommande. I det strategiska programmet ingick också att utlysa en post-doc-tjänst, och även detta är något vi kommer kunna göra med viss regelbundenhet framgent – förutom att anta doktorander. I ledningsgruppen har vi diskuterat att de forskningsteman som formuleras denna termin (gamla och nya) behöver följas upp årsvis. Igenom denna uppföljning, som vi önskar ska bli i dialogform, kan vi kontinuerligt arbeta med forskningsstrategin och se vad vi behöver göra för forskningen i samband med budgetarbetet. En tidsplan som vore lämplig är att vi gör uppföljningar augusti-september och sedan beslutar om budget oktober-november (självfallet med beredning i forskningsråd och IR i vanlig ordning). På det viset skulle en utlysning av interna medel till lektorer kunna tajma bättre med övrigt bemanningsarbete än vad det har gjort i år.

I siffror ser det ut något i denna stil:

  • 2020 blir det ett överskott som är ganska stort (kanske 7 miljoner eller knappt 30%), framförallt beroende på att de planerade rekryteringarna inte går så snabbt som man hoppas i budgetarbetet
  • 2021 med nu planerade satsningar som löper på, men innan vi hittat på vad vi ska göra ytterligare (nya doktorander, post-doc:s, interna medel) landar vi på ytterligare överskott som ger ett kapital på 8-9 miljoner
  • 2022 samma som året innan

Vad används fakultetsanslagen till?

Som fördelningen av resurser ser ut just nu utgör forskarutbildningen (utbildnings- och lönekostnader) ca 25% av kostnaderna och forskningstiden i lektorers (inkl docenter) och professorers tjänster ca 40%. Satsningen på extra forskningstid till lektorer (den interna utlysningen) drar ca 7% av kostnaderna. Övrigt ligger sedan på mellan 2 och 4% (medfinansiering, språkgranskning, konferensresor, medfinansiering specifikt av postdoc:s, resurser för LinCS-labbet mm.).

En vision nu är att vi med de förstärkta basresurserna ska bli mer konkurrenskraftiga i att söka externa medel, så att det på sikt blir en högre andel av kostnaderna som ska gå till medfinansiering. En annan vision är att IPKL ska bli en riktigt attraktiv arbetsplats för forskare att utvecklas på, och därför känns det som är på gång nu väldigt roligt; dels formeringen av temana med tillhörande planer på fortsatt dialog linjeledning-forskningsledning, dels möjligheten att årligen utlysa interna medel så att lektorer som vill satsa på ansökningar och meritering ska kunna göra det!

Så här arbetar vi med kommunikation runt Corona/Covid-19

Prefekten ansvarar i samråd med ledningsgruppen för kommunikation som rör Corona/Covid-19 och den påverkan det har på IPKL:s verksamhet. All övergripande och löpande kommunikation sker enligt linjeorganisationen, d v s att information och riktlinjer från GU centralt och fakulteten förmedlas till i första hand prefekten, antingen direkt eller via funktionsbrevlådan. Prefekten ansvarar sedan för att informationen sprids till övriga medarbetare via lämpliga kanaler.

Hur får du som anställd den information du behöver?

Universitetet informerar alla anställda via medarbetarportalen, via e-post samt via Rektors nyhetsbrev.

Prefekten informerar sin personal på institutionen via flera sedan tidigare etablerade kanaler:

  • E-post till samtliga medarbetare. Här skickas angelägen information som det är viktigt att alla anställd nås av direkt.
  • Blogginlägg och nyhetsbrev. Ett blogginlägg kan komma när som helst men länkas alltid till i nästa nyhetsbrev. I bloggen kan du få fördjupad information och reflektioner runt läget i allmänhet, tips om sådant som kan vara bra att tänka på, lägesrapport från någon del av verksamheten t ex. Nyhetsbrev skickas ut varannan vecka, i normalfallet torsdag eftermiddag
  • Institutionsmöte som hålls en gång per månad, i nuläget via zoom. Här ges en översikt över läget. Påminnelse om nya riktlinjer som kommit sedan senaste möte o s v.

Personal inom undervisning

När det gäller information som specifikt gäller arbetet i kurser och program har studierektorer och kursledare en viktig funktion när det gäller att förmedla den information som kommer från ledningen, till kurslärare. Det sker i samma kanaler som annars används, t ex olika möteskonstellationer och e-post.

Doktorander

Studierektor och vice prefekt för forskarutbildning ansvarar för att doktorandstudierna anpassas till distans på en övergripande nivå och håller handledare informerade om förändringar i verksamheten. Handledare har i sin tur har den löpande kontakten med den enskilde doktoranden. Forskarutbildningssamordnare och studierektor har också regelbundna möten med doktoranderna för information och frågor.

Hur kommunicerar vi med våra studenter?

Alla studenter har fått information via e-post till sin GU-adress vid större förändringar och beslut som gäller verksamheten som helhet. Detta har skett vid övergången till distansarbete i mars samt nu efter rektors inriktningsbeslut för hösten. Även fakulteten har gjort ett e-postutskick i april. I e-postutskicken hänvisas även till Studentportalen där det finns mycket information att ta del av. Kursspecifik kommunikation om kursmoment, examination och liknande sker via Canvas.

Studentrepresentanter i våra olika organ (IR, arbetsmiljögruppen) har i rådande situation lyft problem med att Canvas kan vara splittrat och oöversiktligt för studenterna, och i och med övergången till distansundervisning har det blivit ännu viktigare att tänka på att ha en tydlig struktur på kurssidorna och att till exempel litteraturlista eller referenser till litteratur inför föreläsningar finns lätt tillgängliga så att studenterna kan förbereda sig. I synpunkter från studenterna har också framkommit att frågestunderna varit uppskattade och erfarenhetsutbyte varit värdefullt, både som stöd i studierna och gällande tekniken runt distansstudierna. Ytterligare en aspekt som diskuterats på IR är att alla studenter har olika förutsättningar att tillgodogöra sig distansutbildningen – det kan handla om tekniska förutsättningar; som dator, uppkoppling och så vidare; men även om andra aspekter som till exempel att studenter med barn kan ha svårt att delta på samma villkor när de måste ha barnen hemma vid minsta sjukdomssymptom. Detta är också något att beakta i kommunikationen med studenterna.