oktober 2020 – Ledningsbloggen IPKL

ALLA måste rapportera bisysslor

Ja, så är det, alla måste rapportera bisysslor, antingen man har det eller ej. Detta görs i primula. Det följs upp centralt hur vi ligger till på denna punkt, och just nu ligger vi inte bra till. Vi har skrivit i nyhetsbrevet, vi har det i årshjulet, sagt på IPKL-möte osv., men det är så otroligt lätt att glömma – jag vet! Idag har Kristin skickat ut 70 (!!) individuella påminnelser. Det kommer komma påminnelser ända tills alla har rapporterat, så – låt oss alla rapportera våra eventuella bisysslor IDAG (jag har faktiskt redan gjort det den här gången :-)).

Bara två kryss i primula bort för dig som inte har någon bisyssla – gör’t! För dig som har bisyssla, några fler, men desto viktigare att du redovisar så vi får koll på detta.

Reflektioner inför schemaläggningen och fortsatt uthållighet

Nu börjar de första kurserna för våren få konkreta planer, schemat ska snart in. Studieadministratörer och kursledare har börjat kommunicera om detta. Jag vill skicka med ett perspektiv i detta arbete som rapporterats från studentkåren och nu senast våra studievägledare – kan vi göra mer på campus? Jag förstår om detta budskap känns förvirrande då vi fått tydliga signaler genom rektors inriktningsbeslut om att vi ska arbeta på distans. Men våra erfarenheter från distansschemaläggning såhär långt är att vi gjort förhållandevis få undantag. Jag tror vi kan göra fler, inom ramen för de prioriteringar som finns (gestaltande moment, examinationer, nybörjarstudenter)!

Studievägledarna skriver att de upplever att:

en hel del studenter nu börjar ”krokna” av hemarbetet och allt för lite möten med lärare och andra studenter. Det är framför allt de nya studenterna som håller på att ge upp men det finns även studenter långt in i programmen som hör av sig och berättar att de inte vet hur de ska klara av sina studier kanske ensamma och isolerade.
En del har flyttat hit från andra städer, bor i ett studentrum och känner inte så många i sin nya stad. Det är inte svårt att sätta sig in i att en sådan situation inte gynnar studiemotivationen framför en datorskärm.

Nybörjarstudenter är en grupp som ska vara prioriterad när vi bokar lokaler. Begränsningarna är kända: Det är resurskrävande att ordna undervisning i små grupper som ofta krävs när studenter ska mötas på campus eftersom lokalerna rymmer så få studenter när avstånd ska upprätthållas, det är resurskrävande att ordna uppgifter som alternativ för de studenter som faktiskt inte kan närvara på campus pga. att de är i riskgrupp osv., det kan också vara svårt för vissa lärare att infinna sig på campus. Men, jag skriver detta för att vi ändå inte ska glömma att möjligheten finns! Vi kan säkert också tänka ytterligare på hur vi kan främja studentinteraktion över nätet genom kursernas design. Jag vet att ni alla sliter hårt, och den sista tiden har varit än mer prövande med eposthaveri och komplikationer med GU-play t.ex. Mitt i detta försöker vi samtidigt hela tiden göra det bästa för studenterna – tack för era insatser i detta tuffa arbete!

Vidare vet jag att en del av er också börjar uppleva er tyngda av att sitta hemma. Hör gärna av dig om du känner behov av att komma in lite mer till kontoret så ser vi om inte detta är möjligt! Det är som man just sagt om gruppen 70+, det måste vara restriktioner som håller i längden och som inte tappar fokus på hälsan i stort, mitt i smittskyddseran. Målet med att vi sitter hemma är ju att dels skydda oss själva från att smittas, men också att minska belastning på kollektivtrafik i solidaritet med de som måste ta sig fram på tåg och bussar varje dag pga. sina arbetsuppgifter. Kan vi ta egen bil, cykla eller gå, då är det ändå möjligt att bidra till minskning av trängsel, och ändå slinka in till Pedagogen för att få lite miljöombyte då och då.

Tack för att ni fortsätter kämpa!

/Cecilia

Här kommer hösten utanför mitt hemmakontor – hopplöst långt från Göteborg!

Say hello to Hiba Abou-Taouk!

I´m one of the new PhD students in child and youth studies within the research school PRECEC_SCS. I have worked at IPKL as a lecturer for a few years, and now shifting focus towards research. As a teacher at IPKL I was mostly involved in courses on language and communication. Throughout the years and multiple discussions with colleagues and students the interest for exploring how language could be understood as social sustainability has grown. Consequently, I applied for the research school, and now have the opportunity to conduct research within this area.

My field of interest is multilingualism, children´s play, teachers’ participation in and organization of play, and how this can be understood as aspects of social sustainability.

I’m looking forward to this journey, and this new role at the institution. Don’t hesitate to contact me if you have any questions or just for a chat.

Schemaprocess och lokaler

Nu är det klart med en process för hur schemabokningen inför våren ska gå till. Jag kommer precis från mötet där detta lades fram, jag skriver det direkt här eftersom jag vet att många undrat, men förstås kommer det spridas på vanligt sätt också från fakultetens sida.

Inför första delen av våren

13 november lämnar kursansvarig underlag till studieadministratör
30 november är sista dag att beställa lokaler i TimeEdit för campusförlagda moment.
1 dec – 11 dec görs bearbetningar av lokalbeställningar och fördelning av lokaler
14 dec-23 dec kommunicerar studieadminstratörer och kursansvariga och granskar och justerar
Två veckor före kursstart ska schemat vara fastställt
Ansvarig för canvasaktivitet lägger till länk till scheman och publicerar dessa på öppna sidor

Det finns en tidsplan på motsvarande sätt för senare delen av terminen och här är första deadline 8 februari, men mer om detta kan ni läsa när utskick om detta kommer.

Förslaget utgår från att verksamheten kommer att bedrivas på ungefär samma sätt som den gör nu, men detta kan naturligtvis ändras i vanlig coronaordning.

Angående studentytor som vi diskuterade på IPKL-mötet så kommer A-husets plan 1 att öppnas för studenter i ett första skede. Jag lyfte synpunkter som inkommit om att B-huset också borde vara öppet men här fanns olika invändningar. Allt handlar om riskbedömningar och om det är något i förutsättningarna som är annorlunda nu mot tidigare. Vi beslöt att ta det stegvis och kanske kunna öppna längre fram. Två representanter från studentkåren var med vid detta möte och information från studentkår och fakultet kommer att koordineras.

Hälsningar från prefektrådet/ Cecilia

Anteckningar från IPKL-mötet: prio i arbetsmiljöarbetet

Igår på mötet så gick vi igenom arbetsmiljöenkätens resultat (resultatet har också presenterats i en text som gick ut innan mötet på mail och via teams). Vi diskuterade resultatet i grupper där ca 50 medarbetare deltog. De 10 grupperna fick peka ut tre områden som ska vara särskilt prioriterade i det fortsatta arbetsmiljöarbetet. Vi samlade ihop diskussionerna genom att använda poll-funktionen i zoom (en form av omröstning). Såhär blev slutsatsen:

Prioritera att utveckla dessa (svagheter)

Konflikt mellan arbete och fritid (7)
Stress (6)
Inflytande och delaktighet (4)

Andra områden som nämndes av 1-3 grupper var kontroll i arbetet (3), meningsfullt arbetsinnehåll (1), inre motivation (2), rollklarhet (2), stöd från chef/ledning (2), tydliga förväntningar (1), gemenskap på arbetsplatsen (1), inititiatv och asvar mellan kollegor (1), tillhörighet till arbetsplatsen (2).

Områden vi särskilt vill värna (styrkor)

Gemenskap på arbetsplatsen (11)
Respektfullt arbetsklimat (5)
Tillhörighet till arbetsplatsen (5)

Här förkom också kontroll i arbetet (2), meningsfullt arbetsinnehåll (4), inre motivation (2), rollklarhet (2), frånvaro av rollkonflikter (1), frånvaro av stress (3), stöd från chef/ledning (1), inflytande och delaktighet (1), initiativ och ansvar mellan kollegor (2), frånvaro av personkonflikter (1), utvecklingskultur (1).

Nu vet vi alltså vad vi vill jobba med. Återstår att diskutera hur. Diskussionen kommer nu att fortsätta i våra olika organ och sedan komma tillbaka till IPKL-mötet i form av förslag på strategier. Observera att TA-gruppen har ett eget resultat i och med att vi valde att beställa sammanfattningen på detta vis. På vissa punkter skiljer sig resultaten åt mellan lärare/forskare och teknisk/administrativ personal. TA-gruppen kommer att ha ett särskilt möte med genomgång av sitt specifika resultat. Vi kommer också att lyfta resultaten på fakultetsnivå. Se alltså arbetet som i process.

Vidare så vill jag uppmärksamma alla på att Zeljko Ergic som var med på vårt möte och diskuterade eposthaveriet har skickat svar på allt som skrevs i chatten. Detta finns sparat i ett dokument som ni hittar i Teams – Teamsytan IPKL-alla – Filer – ”Svar i chatten”. Gå gärna in där, särskilt ni som skrev en fråga och tyckte att ni inte fick svar i mötet, men även ni andra som såg en fråga ni också ville ha svar på.

Tack för alla inspel igår!

Lägesrapport om schema och rekrytering

Just nu är det många som funderar kring lektorsutlysningarna som vi har ute i det strategiska programmet och schemaläggningsprocessen inför våren. Det är inte lätt att svara helt distinkt på någon av dessa frågor men jag försöker:

Schemaprocessen inför våren är beroende av (1) vilket inriktningsbeslut rektor kommer att fatta i november angående hemarbete och distansundervisning efter årsskiftet. Mycket tyder på att det blir en liknande situation som nu, men med stegvis tillbakagång, t.ex. genom att det öppnas upp för fler undantag. (2) Vilken process som vi på fakulteten kommer överens om. Michael Sagerström som vi känner som lokalsamordnare är på gång med en processgång som ska diskuteras på prefektrådet den 13 oktober. Frågor som diskuteras är t.ex. om lokaler ska in i TimeEdit för att sedan tas bort om det behövs, eller om vi gör tvärt om, att vi avvaktar med att lägga lokaler tills vi vet förutsättningarna. Mitt råd (obs, alltså inte ett beslut eller en tagen policy) är att om du är i planeringstagen redan nu för våren så tänk distans i kursperiod 1 och 2, men ha i åtanke att det kan bli möjligt att vara mer på campus. Alternativt, invänta den fastlagda instruktionen som borde komma om en dryg vecka, senast om två.
För att fatta beslut om vilka som kommer att anställas på de tre lektorstjänster vi har ute behöver vi två sakkunnigutlåtanden för varje tjänst. Vi har än så länge fått ett (av totalt sex) och det gällde tjänsten med inriktning mot matematik/naturvetenskap. När vi fått in utlåtandena kommer jag att ta ärendena till lärarförslagsnämnden. Efter det blir det intervjuer med de som är i tätgrupp och sedan ännu ett möte med lärarförslagsnämnden – sedan beslut om anställning. Min gissning är att vi är igenom denna process i slutet av november, men detta bygger på att de sakkunniga inte blir försenade, vilket inte är helt osannolikt. Deadline var satt till omkring nu.

Någon kanske också undrar om utlysningen om förstärkt forskningstid (200 timmar). Det var 11 lektorer som sökte denna gång och dessa ansökningar har vi precis skickat iväg till Mikael Alexandersson som är sakkunnig. Beslut bör kunna fattas inom en månad.

Vad har vi mer för frågor i luften? Eposten självklart! Vi har nu fått uppgifter om att ca 50 IPKL-konton fortfarande inte fungerar. Vi i ledningsgruppen gör nu en inventering av vilka de ännu drabbade är och försäkrar oss om att dessa medarbetare har fått grepp om Teams (och därmed går att nås genom digital kommunikation). Om inte kommer vi försöka ta kontakt på annat sätt och se vilken support som behövs. Vi diskuterar också fakultetsgemensamt på om och hur vi ska undersöka skadeverkningarna av det som skett. Det blir också en haverikommission/revision på GU. Denna är nu beställd av GU:s styrelseordförande.

Här är kallelse till IPKL-mötet om någon tappat bort det på Teams eller mail: https://medarbetarportalen.gu.se/internt-ipkl/motestider/protokoll_ipkl/

Vi ses på måndag!

/Cecilia

E-posten: lite hopp!

Kort uppdatering om e-posten från Sören Ehrnberg (IT-chef på GU), han skriver såhär:

400 användare har nu svarat på det formulär som tagits fram för att återställa e-posten för icke GDA-användare. Det är färre än vi hade hoppats, så det är fortsatt bra om ni kan bidra till att detta sprids till aktuella användare. Mer information finns på driftinfo.gu.se.
Under dagen har drygt 1 130 av 1500 GDA-användare fått tillgång till sin nya tomma e-postlåda och kalender och kan därmed skicka och ta emot e-post och kalenderbokningar. Det är något färre än vi trodde i morse, och det beror på att för vissa GDA Mac var processen mer komplicerad. Men alla PC GDA-datorer och hälften GDA Mac-datorer kan skicka och ta emot, resterande datorer beräknas ha en e-postlåda under tisdagen.
Påverkade funktionsbrevlådor genomgår delvis samma automatiska process som GDA-datorer men kräver även manuell hantering. Vi kommer därför inom kort att börja kontakta ett antal användare av funktionsbrevlådor för att säkra den manuella processen.

På arbetsmiljögruppen och IR idag har vi diskuterat arbetsmiljörisker kopplade till eposthaveriet, men även till andra digitala system som vi nu hanterar och lär oss i snabb takt. Det är verkligen en utsatt tid vi lever i nu sett till den digitala arbetsmiljön! Vi publicerar så fort den är justerad och klar. Jag börjar också redan nu flagga för att vi har IPKL-möte om en vecka. Kallelse kommer att försöka skickas via epost senare i veckan (när vi tror fler har fått igång eposten), läggas på medarbetarportalen och i ”IPKL-alla-teamet” i Teams – i hopp om att informationen ska nu åt! Boka in måndag den 12 oktober kl 13.

Hälsningar, Cecilia

Say hello to Hadil Ghazy Elsayed

I am a newly admitted doctoral student at IPKL. I have a background in medicine, public health research and health education. I have studied and collaborated with public health research teams in both Egypt and Sweden. My previous work experiences also include clinical and pedagogical tasks. In 2020, I earned a graduate degree in the International master’s program in “Information Technology and Learning” at Gothenburg University.

Senast hört om e-posthaveriet

Hej alla tappra!

Igår hade vi Rektors strategimöte där dekaner och prefekter från GU samlas. Då var IT-chefen Sören Ehrnberg inbjuden och gav en uppdatering. Detta var vad han berättade:

Nu arbetas det på att säkra den data som går att få tag på bland de kraschade diskarna och på användares datorer
Det startas konton på nytt om data från kontot har lagrats (det finns en automatiserad process för detta för så kallade GDA-datorer, dvs. de som är centralt hanterade, övriga datorer kräver support och stöd och detta tar relativt lång tid, det upprättas prioriteringsordningar för vilka som får hjälp först, t.ex. konton för de som inte är aktiva vid GU nu kan hamna längre bak i kön etc.) Så tips är att ”göra ingenting”, invänta kontakt från IT.
IT-enheten har valt att inte starta upp konton när man inte vet om data är säkrad, för då är risk att den inte kommer gå att återskapa
Alla diskar i den låsta delen av systemet är hos ett expertlabb där det verkar gå bra just nu att få fram allt som gått förlorat, men allt kommer inte gå att rädda!
Av de centralt styrda s.k., GDA-datorerna är 1500 datorer nu säkerhetskopierade och återskapning av e-postlådor pågår, liksom funktionsbrevlådor som börjat komma igång igen. Om funktionsbrevlådor inte kräver historik (tillgång till gamla ärenden som skickats in) kan de startas direkt.
All inkommande mail har loggats, men det är en svåröverskådlig datamängd då övervägande majoritet är spam.
GU hanterar detta som en kris. Revision kommer att göras.
FAQ har skapats: Läs här.
Mail som skickats till medarbetare med konton som varit ur funktion under de senaste två veckorna till övervägande del INTE kommer att levereras. Avsändare internt behöver försäkra sig om att mail kommit fram och/eller skicka igen när de flestas konton kommer igång igen (om man inte meddelat sig på annat sätt). Medarbetare som varit av med sin epost kan behöva försöka ta kontakt med externa personer/parter där man väntat sig kommunikation (eller genom meddelande i sina nätverk) att eposten varit ur funktion under dessa två veckor och att eventuell epost inte kommit fram, men att det nu fungerar igen.

Arbetsmiljömässigt är detta som en kalldusch. Det är väl allt man kan säga nu i det akuta läget – vi får analysera situationen mer längre fram. Och så får vi på ett pragmatiskt sätt fortsätta försöka lösa olika kontaktproblem. Teams är till viss hjälp.

Hälsningar,

Cecilia