Tillbakablick på arbetet för en mindre stressig arbetssituation på IPKL

Nu i vår kommer jag som prefekt tillsammans med arbetsmiljöombuden Ivar Armini och Johan Thörnblad att delta i möten med olika grupper på IPKL för att samtala om arbetsmiljön med fokus på våra utvecklingsområden att minska stress och skapa balans mellan arbete och fritid. Som en förberedelse för dessa samtal gör vi här en (ganska lång) tillbakablick på det arbete som bedrivits kring arbetsmiljön de senaste åren.

2017

I oktober 2017 sammankallades fakultetsledning, institutionsledningar och arbetsmiljöombud vid UF till en temadag om stress. Vi följde upp mötet på institutionen senare samma höst med två seminarier där många medarbetare bidrog till en probleminventering av orsaker till den stress många upplevde då.

Vid denna tid hade vi Cecilia Björck som viceprefekt för arbetsmiljöfrågor och tillsammans gjorde vi en analys av allt som tagits upp på seminarierna och grupperade det under olika teman, samt tog fram en lista på åtgärder vi skulle företa oss. Vi fann en tydlig koppling mellan vad som togs upp på fakultetsdagen om stress och vad vi på IPKL brottades med. Det finns beskrivet i detta blogginlägg.

De områden som ringades in då är sådana vi säkert kan känna igen oss i även idag, när det gäller källor till stress:

• kommunikation – handlar exempelvis om mail och möten och önskan om transparens
• autonomi – frågor om balans mellan detaljstyrning kontra professionalitet och frihet i undervisning och forskning, men även om individ- kontra strukturnivå i planering av arbetet
• osynliga arbetsuppgifter – frågor om kompetensutveckling, bedömning, studentkontakter, kursledares administrativa uppgifter mm.
• samlad tjänsteplanering – hur undervisnings- och forskningstid exempelvis fördelar sig över året och hur detta styrs av utbildningens struktur
• långsiktiga prioriteringar – rekrytering, kontinuitet i bemanning, kvalitetsarbete mm.

Här är sådant vi då föresatte oss att göra och som jag kan se att vi idag har kommit tydligt framåt med:

• Utvecklade rutiner för ansvarsfördelning kursledare/utbildningsadministration – tydliggörande genom framtagning av checklista => under ett par år pågick arbetet med att ta fram en kursledarguide som skulle förtydliga arbetsfördelningen för kursledare och kursadministratörer. Denna publicerades 2019 och introducerades vid ett möte i samband med höstens kursstart det året. Nu i vår startar arbetet med revidering av densamma då många förändringar har skett sedan dess, bl.a. byte från GUL till Canvas.
• Utvecklade rutiner för plagiathantering, särskilt stöd, anpassad examination och extra examinationstillfällen => sedan 2018 har vi en arbetsgång vid misstanke om plagiering och har dessutom satsat resurser de senaste åren på att ha ett särskilt uppdrag för att hantera plageringsfrågor. Även denna behöver revideras nu när vi inte längre har en viceprefekt för arbetsmiljö.
• Undersökning av möjligheter att skapa 15 hp-kurser i lärarprogrammen => Det här undersökte vi genom en arbetsgrupp som arbetade med frågan, men kom inte framåt just då. Nu har dock både grundlärarprogrammet fritidshem och den nya inriktningen på förskollärarprogrammet 15 hp-kurser, efter enträget arbete.
• Översyn av beräkning av arbetstid och ev förslag till ny modell => Detta undersökte vi grundligt men utan framgång i ny modell. Situationen har dock ändå förändrats till det bättre för institutionen då vi fått mycket mer forskningsanslag som gör att forskningen kan bära mer kostnader (både del av stödet och lönemedel för lektorer).
• Förbättrade rutiner vid arbete med forskningsansökningar => En rutin togs fram och denna används nu regelmässigt.
• Kontinuerligt arbete med att skapa en stabil bemanningssituation => Vi har sett över rutinerna för bemanningssamtal höst och vår bland annat, som ett utvecklingsarbete i studierektorsgruppen, men frågan är ett ständigt utvecklingsområde och förutsättningarna utmanas hela tiden genom svängningar i studenttal och rekryteringssituationen.
• På fakulteten planeras också för en utbildningsdag om digital kommunikation => Denna utbildningsdag blev aldrig av, men vi har haft olika diskussioner på institutionsnivå om digital kommunikation. Vi har diskuterat möjligheterna till en epostpolicy, vilket vi till sist avskrev som idé. Hösten 2019 skrev jag om detta på bloggen (en mer inofficiell policy) och vi tog också upp det på ett IPKL-möte. 

2018

Under våren 2018 deltog IPKL som pilotinstitution i den nya arbetsmiljöenkäten (ARK) som GU då planerade att övergå till. Den genomfördes sedan på hela GU 2020 när vi gjorde enkäten igen. Två av de utvecklingsområden som diskuterades fram 2018 var samma som vi kom fram till 2020: tidspress och arbete-hem-konflikt (formulerade med något andra ord). Utifrån de diskussioner vi hade den våren på ett IPKL-möte planerades höstens uppstartsdag med inbjudna föreläsare och gruppdiskussioner. Även om vi hade en etablerad diskussion om stressrelaterade problem redan, och ansatser till att komma till rätta med strukturella problem, såg vi att de stressrelaterade sjukskrivningarna på IPKL ökade vid denna tid. Vi var också pressade av stora neddragningar inom utbildningsekonomin. I november 2018 påbörjade vi därför vid ett IPKL-mötet ett större arbete med en riskanalys. Inventering av risker pågick under fler månader och togs upp i en mängd organ på IPKL såsom IR, arbetsmiljögruppen, forskningsrådet, utbildningsmöten, ledningsgruppen osv. Även åtgärdsplanen förankrades brett och publicerades på IPKL:s webb. Vi gjorde uppföljning i IR av åtgärdsplanen våren 2020 och vi har även aktualiserat den igen i arbetsmiljögruppen. En uppdaterad plan kommer publiceras inom kort så att det blir möjligt att följa vad som har gjorts och vad som fortfarande pågår.

2019

Resultatet av riskanalysen kan beskrivas enligt följande. De risker vi fann delades in i tre områden:

• Bemanning

Risker som identifierades var t.ex. risk för stress vid minskat stöd och avlastning vid sjukdom och pensionsavgångar och risk för stress vid ofrivilliga förändringar av arbetsuppgifter. 

• Kurser

Här diskuterades bl.a. risk för stress genom ökat missnöje med den egna arbetsinsatsen till följd av ev. sämre kvalitet i utbildningen när kursbudgetar minskas.

• Ledning och transparens

Risker diskuterades som bl.a. stress vid oklar arbetsfördelning och oklara roller, brist på kontroll över sin egen situation samt även risk för dålig stämning och ryktesspridning.

Här följer exempel på vad som sattes upp som åtgärder i åtgärdsplanen och som har genomförts:

• Framtagning och förankring av rutiner för förebyggande arbete, åtgärder vid sjukfrånvaro samt arbetsgivarens ansvar för rehabilitering
• Framtagning av back-up-planer för ledningsfunktioner
• Analys av kompetensförsörjning utifrån RED19 (och omfattande rekrytering)
• Metakommunikation om förläggning av arbetstid och digital kommunikation
• Införa nyhetsbrev varannan vecka
• Utveckla institutionsmötena

Det är också många saker som vi uppmärksammade då, men som inte kan bockas av en gång för alla utan måste arbetas med kontinuerligt, här är några exempel:

• Back-up-planer för undervisningsmoment i kurser
• Analys av utsatta kompetensområden och beslut om rekrytering
• Framförhållning i bemanning
• Planering av kompetensutveckling i utvecklingssamtal och stöd i prioritering till medarbetare

2020

Det här året ställdes vi inför nya exceptionella utmaningar i arbetsmiljön. Först fick vi på en veckas varsel ställa om hela verksamheten till distans, och senare samma år kraschade epostsystemet tillfälligt ihop under ett antal veckor. Vi gjorde riskanalyser kopplade till den nya hemarbetssituationen och en av dessa har vi nyligen följt upp. Alla riskbedömningar finns publicerade på denna länk.

Vi genomförde också en ny arbetsmiljöenkät (ARK) och diskuterade denna på ett IPKL-möte i oktober. Sammanfattning av mötet finns i detta blogginlägg. De prioriterade område som vi skrev in i handlings- och verksamhetsplanen efter mötet var följande:

• Konflikt mellan arbete och fritid 
• Stress 
• Inflytande och delaktighet 

När vi har följt upp diskussionerna i arbetsmiljögruppen och IR har vi landat i att eftersom stress varit ett utvecklingsområde under så lång tid behöver vi fördjupa diskussionerna kring vad det är som stressar och hur vi kan göra strukturella förbättringar för att utveckla arbetsmiljön. Arbetsmiljögruppen har föreslagit att vi också ska ha diskussioner med arbetslag (mot tidigare individuellt i utvecklingssamtal eller i ”tvärande” grupper som IPKL-möte eller öppna seminarier).

2021

Denna vår genomför vi ’arbetsmiljödialoger’ med TA-gruppen, doktorandgruppen, lärarlaget på grundlärarprogrammet fritidshem, lärarlaget inom VFU på förskollärarprogrammet, olika lärarlag inom HFU-kurserna på förskollärarprogrammet samt docent- och professorsgruppen. Kallelser kommer efter hand.

Statistik

Tillsammans med facket granskar vi sjukskrivningstalen på IPKL sedan ett par år tillbaka. Vid senaste uppföljning tog vi och lyfte ur de långtidssjukskrivningar som vi vet är stressrelaterade och fick fram följande bild. Som ni ser så var det mycket höga sjuktal omkring 2019, men nu är det på väg nedåt, dock går det sakta. Det som är positivt är att antal nya sjukskrivningar har varit väldigt få de sista fem kvartalen. Dock kan det ta lång tid med rehabilitering, ofta minst ett år eller mer.

En annan sak som vi följt i arbetsmiljögruppen tidigare och nu även i ekonomigruppen är övertid. Vår övertidsskuld har sedan 2015 minskat till en femtedel av vad den låg på då.

Det här var en lång genomgång av arbetsmiljöarbetet och med många länkar tillbaka till vad jag skrivit här i bloggen genom åren, samt de dokument av olika slag som vi tagit fram. Jag hoppas alla finner det meningsfullt att fortsätta komma med förslag på förbättringar och tankar och analyser. Det är grunden för vårt gemensamma arbete med arbetsmiljön! Allas perspektiv är viktiga på denna angelägna fråga.

/Cecilia