Prefekten ansvarar i samråd med ledningsgruppen för kommunikation som rör Corona/Covid-19 och den påverkan det har på IPKL:s verksamhet. All övergripande och löpande kommunikation sker enligt linjeorganisationen, d v s att information och riktlinjer från GU centralt och fakulteten förmedlas till i första hand prefekten, antingen direkt eller via funktionsbrevlådan. Prefekten ansvarar sedan för att informationen sprids till övriga medarbetare via lämpliga kanaler.
Hur får du som anställd den information du behöver?
Universitetet informerar alla anställda via medarbetarportalen, via e-post samt via Rektors nyhetsbrev.
Prefekten informerar sin personal på institutionen via flera sedan tidigare etablerade kanaler:
- E-post till samtliga medarbetare. Här skickas angelägen information som det är viktigt att alla anställd nås av direkt.
- Blogginlägg och nyhetsbrev. Ett blogginlägg kan komma när som helst men länkas alltid till i nästa nyhetsbrev. I bloggen kan du få fördjupad information och reflektioner runt läget i allmänhet, tips om sådant som kan vara bra att tänka på, lägesrapport från någon del av verksamheten t ex. Nyhetsbrev skickas ut varannan vecka, i normalfallet torsdag eftermiddag
- Institutionsmöte som hålls en gång per månad, i nuläget via zoom. Här ges en översikt över läget. Påminnelse om nya riktlinjer som kommit sedan senaste möte o s v.
Personal inom undervisning
När det gäller information som specifikt gäller arbetet i kurser och program har studierektorer och kursledare en viktig funktion när det gäller att förmedla den information som kommer från ledningen, till kurslärare. Det sker i samma kanaler som annars används, t ex olika möteskonstellationer och e-post.
Doktorander
Studierektor och vice prefekt för forskarutbildning ansvarar för att doktorandstudierna anpassas till distans på en övergripande nivå och håller handledare informerade om förändringar i verksamheten. Handledare har i sin tur har den löpande kontakten med den enskilde doktoranden. Forskarutbildningssamordnare och studierektor har också regelbundna möten med doktoranderna för information och frågor.
Hur kommunicerar vi med våra studenter?
Alla studenter har fått information via e-post till sin GU-adress vid större förändringar och beslut som gäller verksamheten som helhet. Detta har skett vid övergången till distansarbete i mars samt nu efter rektors inriktningsbeslut för hösten. Även fakulteten har gjort ett e-postutskick i april. I e-postutskicken hänvisas även till Studentportalen där det finns mycket information att ta del av. Kursspecifik kommunikation om kursmoment, examination och liknande sker via Canvas.
Studentrepresentanter i våra olika organ (IR, arbetsmiljögruppen) har i rådande situation lyft problem med att Canvas kan vara splittrat och oöversiktligt för studenterna, och i och med övergången till distansundervisning har det blivit ännu viktigare att tänka på att ha en tydlig struktur på kurssidorna och att till exempel litteraturlista eller referenser till litteratur inför föreläsningar finns lätt tillgängliga så att studenterna kan förbereda sig. I synpunkter från studenterna har också framkommit att frågestunderna varit uppskattade och erfarenhetsutbyte varit värdefullt, både som stöd i studierna och gällande tekniken runt distansstudierna. Ytterligare en aspekt som diskuterats på IR är att alla studenter har olika förutsättningar att tillgodogöra sig distansutbildningen – det kan handla om tekniska förutsättningar; som dator, uppkoppling och så vidare; men även om andra aspekter som till exempel att studenter med barn kan ha svårt att delta på samma villkor när de måste ha barnen hemma vid minsta sjukdomssymptom. Detta är också något att beakta i kommunikationen med studenterna.