xwalce – Sida 10 – Ledningsbloggen IPKL

Hur blir det i höst??

Precis, det är detta vi alla undrar, både på GU och i resten av världen

En kort uppdatering: Ni såg mailutskicket från Anne Bivall igår med rektors hälsning:

Universitetsledningen analyserar nu beskedet och ser över tidigare inriktningsbeslut med anledningen av detta och återkommer snarast med mer information.
Tills dess vill jag betona:
– Beskedet innebär inte en återgång till normalläge utan endast att den rekommendation som gällde krav på distansundervisning tas bort tills vidare
– Övriga rekommendationer för att bromsa smittspridning gäller fortsatt – som tillfälligt hemarbete, reserestriktioner, hålla avstånd och undvika trängsel i våra lokaler.
– Sammankomster på mer än 50 personer ska inte äga rum i våra lokaler
Höstterminen kommer med all sannolikhet att kräva att vi fortsatt använder olika undervisningsformer, vilket även omfattar digital undervisning, för att klara kraven på de råd och rekommendationer som fortsatt gäller för samhället i stort

Vi måste följa linjen i detta, och därför inväntar dekan besked från rektor, och vi prefekter väntar besked från dekan. Som jag fick besked om igår så blir det samråd på onsdag morgon i prefektrådet med utgångspunkt i ett utkast till reviderat inriktningsbeslut (jfr det som kom 11 maj).

Så vad kan vi göra till dess (ni som sitter med avgörande ställningstaganden i t.ex. kursplanering inför hösten)? Antingen avvakta, eller planera på ett sätt så att vi tar det säkra före det osäkra. Jag skriver så snart jag fått mer besked om de förhållningsregler vi har att förhålla oss till.

Nu prövas vårt tålamod (coronanytt)

Fredag eftermiddag och det börjar bli dags att runda av arbetsveckan. Det jag planerat nu var att skriva en text här på bloggen om hur vi tänker kring rutiner för undantag från distansundervisning med anledning av rektors inriktningsbeslut som landade hos oss den 11 maj. Det var samma dag som vi hade IPKL-möte, och sedan dess har det pågått intensiva samtal om hur vi ska tänka utifrån beslutet när det kommer till kvalitet, ekonomi, arbetsmiljö, säkerhet när det gäller smittorisk, kursplaner osv. Bara senaste veckan har vi haft denna fråga på dagordningen i LAMK (lokal arbetsmiljökommitté på fakulteten), i MBL (möte vi har med fackliga organisationerna varannan vecka), i prefektrådet (prefekter på fakulteten samt dekan och fakultetsledning) och i ledningsgruppen på IPKL. Jag förstår att alla ni som planerar höstens kurser, och inför planering av annan verksamhet, behöver besked, men det gäller att vara eftertänksam och handla klokt. Vad vi landat i, som jag skulle skriva, var att vi ska försöka undvika undantag i så stor utsträckning som möjligt, med tanke på alla risker som är förenade med att ha obligatoriska moment på campus. Instruktionerna gäller (gällde?) att prefekt fattar beslut om undantag efter samråd med dekan, och att varje sådant beslut behöver föregås av en riskanalys.

Men så kom presskonferensen nu i eftermiddag och nya besked:

https://www.regeringen.se/pressmeddelanden/2020/05/kravet-pa-distansundervisning-lattas-upp/

Så nu väntar vi igen, och tänker: Vad innebär det här för oss? Vi förväntar oss ett möte med fakultetsledningen, kanske redan måndag morgon, och så tar vi nya tag. Öppet universitet, men inte mer än 50 i samma rum… eller??

Ett ”vykort” från Skövde där min distansarbetsplats är

Det är inte lätt att leda denna ombytliga verksamhet på distans och stå för tydlighet. Och det är inte lätt att vara medarbetare i denna tid heller, med så mycket oro, ömsom lättnad, och som många av er nämner: avsaknad av kollegorna för ”mellansnacket” – lunchsällskapet, samtalen i fikarummet. Även om det är förvirrande med regeringens besked är det ändå en påminnelse om att det här vi är inne i nu har ett slut, och att det någon gång, förr eller senare, kommer bli (lite mer) som vanligt igen. På snart återhörande i frågan!

Med detta önskar jag alla trevlig helg!

/Cecilia

Hur går det med ekonomin (och planer för forskningen)

I flera inlägg har jag skrivit uppdatering om hur det går med utbildningsekonomin här på IPKL (se kategorin ”ekonomi” i högerkolumnen där man kan hitta alla inlägg om detta). I stora drag har det handlat om att vårt balanserade kapital inom utbildning har först minskat, sedan tagit slut, sedan övergått till att bli ett negativt kapital, dvs. ett underskott vi dras med. I vår har vi gjort ytterligare ansträngningar för att minska utgifterna på utbildningssidan och vi planerar rekryteringarna till hösten så noga vi kan för att hålla nere kostnaderna. Vi kommer ändå även i år att få med oss mer underskott, mycket beroende på så kallad underproduktion, dvs. att platser i framförallt förskollärarprogrammet inte har kunnat fyllas.

Forskningsekonomin har vi inte sagt så mycket om de sista åren – det har mest handlat om att hålla allt flytande. I flera år höll vi igen på doktorandantagningar och vi har inte gjort några särskilda satsningar på något område, helt enkelt för att det inte funnits några medel att gå in med. Någon gång har vi problematiserat att vår OH stigit, vilket beror på att vi haft en nedgång i volymen på externfinansierade projekt. Men, som ni säkert noterat, så beslutades om en stor förändring i höstas. Utbildningsvetenskapliga fakultetens basanslag för forskning höjdes rejält (ett inlägg som handlade om detta finns här, det finns också en sida på fakulteten med text och länkar om satsningen, även länk till vårt eget strategiska program till följd av anslagshöjningen). I tillägg till detta har vi det sista halvåret haft en ganska god tillströmning av medel som sökts i konkurrens, både genom forskningsprojekt och forskarskola.

En sak vi kunnat göra genom de höjda basanslagen är att utlysa interna medel i form av förstärkt forskningstid i tjänsten. Vi ser nu utifrån en långtidsprognos att detta är något vi kommer kunna göra återkommande. I det strategiska programmet ingick också att utlysa en post-doc-tjänst, och även detta är något vi kommer kunna göra med viss regelbundenhet framgent – förutom att anta doktorander. I ledningsgruppen har vi diskuterat att de forskningsteman som formuleras denna termin (gamla och nya) behöver följas upp årsvis. Igenom denna uppföljning, som vi önskar ska bli i dialogform, kan vi kontinuerligt arbeta med forskningsstrategin och se vad vi behöver göra för forskningen i samband med budgetarbetet. En tidsplan som vore lämplig är att vi gör uppföljningar augusti-september och sedan beslutar om budget oktober-november (självfallet med beredning i forskningsråd och IR i vanlig ordning). På det viset skulle en utlysning av interna medel till lektorer kunna tajma bättre med övrigt bemanningsarbete än vad det har gjort i år.

I siffror ser det ut något i denna stil:

2020 blir det ett överskott som är ganska stort (kanske 7 miljoner eller knappt 30%), framförallt beroende på att de planerade rekryteringarna inte går så snabbt som man hoppas i budgetarbetet
2021 med nu planerade satsningar som löper på, men innan vi hittat på vad vi ska göra ytterligare (nya doktorander, post-doc:s, interna medel) landar vi på ytterligare överskott som ger ett kapital på 8-9 miljoner
2022 samma som året innan

Vad används fakultetsanslagen till?

Som fördelningen av resurser ser ut just nu utgör forskarutbildningen (utbildnings- och lönekostnader) ca 25% av kostnaderna och forskningstiden i lektorers (inkl docenter) och professorers tjänster ca 40%. Satsningen på extra forskningstid till lektorer (den interna utlysningen) drar ca 7% av kostnaderna. Övrigt ligger sedan på mellan 2 och 4% (medfinansiering, språkgranskning, konferensresor, medfinansiering specifikt av postdoc:s, resurser för LinCS-labbet mm.).

En vision nu är att vi med de förstärkta basresurserna ska bli mer konkurrenskraftiga i att söka externa medel, så att det på sikt blir en högre andel av kostnaderna som ska gå till medfinansiering. En annan vision är att IPKL ska bli en riktigt attraktiv arbetsplats för forskare att utvecklas på, och därför känns det som är på gång nu väldigt roligt; dels formeringen av temana med tillhörande planer på fortsatt dialog linjeledning-forskningsledning, dels möjligheten att årligen utlysa interna medel så att lektorer som vill satsa på ansökningar och meritering ska kunna göra det!

Vårt första IPKL-möte på zoom, anteckningarna

Då var det gjort – vårt första IPKL möte i zoom. Det gick fint tycker jag, även om jag precis i slutminuten lyckades missa något av det allra viktigaste – att få nedsparat chatten i vilken alla grupper skrivit ner punkter från diskussionerna i break-out-rooms. (Gissa känslan när jag upptäckte detta?? ) Men jag tror jag lyckats få tag på i princip alla som tog anteckningar som vänligt nog skickat dessa till mig i efterhand, så att vi alla kan läsa och betänka de perspektiv som framkom. Jag har tagit med alla anteckningar, men grupperat dem för att det ska bli lättare att följa de tematiken jag uppfattade fanns. Frågorna var alltså hur det går för oss med hemarbetet och vilket behov av stöd vi känner av. Många har också kommenterat mer allmänt vad som sades i mötet och tankar inför hösten. Powerpointen som jag och Roger presenterade ligger nu ute på denna sida.

Utmaningar med hemarbete

Hur går det hemma?

Svårt när alla i familjen jobbar hemma
Fler som arbetar/studerar hemma kan bli distraherande
Det är svårt för vissa att få ihop arbetstid med fritid och att organisera tiden när kanske också andra familjemedlemmar är hemma
Att planera för flera distansarbetare samt ungdomar som studerar hemma kräver koordinering av utrymme, nät samt mat!
Ensamt.
Ensamt, men löst kontakt med kollegor på olika sätt, zoom, sms, telefon etc.
Lätt att bli slö, viktigt att komma ut och röra på sig, ta pauser
Saknar litteratur m.m. som finns på arbetsrummet
Frågor finns om det är ok att gå till jobbet, för att hämta saker, skriva ut, och t o m sitta en stund osv

(Svar på denna fråga: Det är ok att gå till jobbet för att hämta saker, skriva ut mm., det går att komma in med kort och nycklar som vanligt, men undvik kollektivtrafik och ordna inte möten på jobbet. Stäm av med mig om ni är osäkra!)

Samarbeta över nätet

Bra att använda zoom mer – ofta lättare att prata än skicka en massa mejl, och så får vi dessutom se varann
Många och långa zoommöten är tröttande
Upplevelsen överlag är att det går bra med hemarbetet. Mycket kommunikation man löst i korridoren måste dock ske via e-post eller Zoommöte nu, det tenderar att bli mycket tid för såna möten. Många frågor från studenter men som man hjälpts åt att svara på.
Verkar fungera bra för doktoranderna med veckoträffar.
Finns begränsningar med en skärm, turtagning som blir strikt: för och nackdelar
Avsaknad av small-talk med kollegor
Det svåra i att vara helt ensam i sitt arbete och sakna det naturliga bollplank som kollegorna utgör i korridoren och i personalrummet. Det är en högre tröskel till att ringa någon lite snabbt för man känner att man stör.
Bra med gemensamt IPKL-möte, bra att alla hör samma sak samtidigt och att vi får möta varandra.
Man saknade den dagliga och oplanerade kontakten och att det känns svårare ju mer tiden går.

(Kommentar: Det verkar finnas ett stort behov av ”small-talk” med kollegor, tänk på att ordna även mer informella möten med varandra i olika grupperingar. Var inte rädd att ta kontakt – många har samma behov!)

Ergonomi och teknik

Flera upplever att de har en sämre arbetsplats ergonomiskt hemma.
Svajig uppkoppling vid belastning av många samtidigt.
Ergonomin i hemmet är inte lika bra som på jobbet.
Otillräcklig utrustning, t ex skrivare. Ergonomiskt inte helt optimalt för en del.

Studenterna

Vissa har problem med omställning, andra inte. Hur går det t.ex. för studenter som har flera små barn hemma och bara en mobiltelefon som arbetsredskap?
Våra erfarenheter är också att studenterna hittills tagit detta ganska bra. Det verkar som om dom tycker att lärarna/inst anstränger sig och att det hörs få klagomål
Från studievägledningens sida har det varit väldigt tyst från studenterna. Det har inte kommit in mycket frågor eller uttryck för oro efter omställningarna. Detta upplever även kursansvariga på HFU-kurserna. Dock kanske detta innebär att vissa studenter försvinner under ”radarn” och blir tysta eller inte riktigt vet vart de ska vända sig. Detta kanske får utvärderas i efterhand.
VFU har haft vissa problem med att det är färre barn och personal i förskolan och detta i sig kanske har påverkat studenternas praktik eller kvaliteten på praktiken. Detta är något som kanske får utvärderas i efterhand.
Problematiskt att det kom innan vi och studenterna kunde Canvas ordentligt (fanns dock stöd att få av Birgitta & Mikael) – lärt oss på det

Stress

En press gällande arbetsuppgifter som skjuts på framtiden (trots deadline i närtid) pga. att omplanering av kurser slukar mycket av tiden.
Arbetsbelastningen var redan hög, vi låg redan på gränsen och detta ökade givetvis vid omställningen till distansverksamhet
Arbetsdagarna blir långa och svårare att avgränsa då arbete och fritid flyter ihop.
För- och nackdelar att arbeta hemifrån. Fördelar – flexibelt, sparar in på restid. Du kan styra din arbetstid på ett annat sätt. Nackdelar – samma sak kan även orsaka att arbete och fritid flyter ihop.

Hösten och kommentarer om vad som sades i presentationen

För lärare och kursledare som kämpar med mindre resurser i utbildningen känns tufft att höra att ”det är bra att vi minskar ner på utbildningen och ökar på forskningen så det blir bättre balans”
Problem med studentavhopp och kollegor som lämnat har nog sitt ursprung i den stora expansion vi hade på FÖR. Om söktrycket blir högre till hösten kanske vi får ett annat studentunderlag med bättre betyg
Vi pratade om att vi kände igen oss i ”båda lägen” dvs hur gör vi till hösten, behöver vi digitalisera- de tankarna har funnits där, vi upplevde inte ledningens mail som stressande. Men vi kan också känna att det blir en ”dubbel belastning” med planering, tänka om osv.
Vi diskuterade vad digitaliseringen innebar för våra kurser och att det har blivit många tekniska frågor att hantera trots att det finns mycket hjälp att tillgå (tex filmer/ instruktioner i medarbetarportalen).
Viktigt att kunna ta ett samhällsansvar och att därmed se till att det utbildas fler förskollärare när behovet är så stort. Frågan om balans (50-50) mellan forskning-undervisning i institutionenens budget borde vara en fråga som hanterades på högre nivå (regering?) just eftersom detta är en nationell fråga – barnomsorg som samhällsviktig funktion. (kanske behövs nationella eller andra styrmedel för detta…).
Inte bra om allmän oro och frågor om framtiden får ligga till grund för bestämmelser eller krav på alla medarbetare. Alla försöker under omständigheterna att göra ett så gott arbete som möjligt och detta behöver uppmuntras. Vi på IPKL behöver kanske inte ligga före andra i allmänna beslut, detta riskerar att skapa stress och förvirring. Det blir också svårt om IPKL har en viss hållning när vi samarbetar med flera institutioner och kanske också har kurser inom andra program än bara förskollärarprogrammet. Undervisningen kanske inte kan förväntas hålla samma kvalitet och arbetsuppgifter kan inte åläggas medarbetarna om de inte är genomtänkta och det finns en plan över hur dessa ska ersättas.
Omställningen har tagit mycket tid i anspråk och kommer att genom hela terminen ta mycket tid i anspråk som det ser ut nu, utan extra planering och uppgifter. Om det finns ett utrymme att andas på är detta bara bra för hälsan. Planering för undervisning och undervisning som bedrivs under de här omständigheterna får inte äta upp tiden från andra uppdrag. Speciellt om vi eftersträvar att det skall finnas en balans mellan undervisning och forskning.
Det vore bra om man kunde ge några kurser på campus även om det blir rekommenderat distansundervisning i höst. De första kurserna i programmen (som LÖK10G) är det så viktigt att skapa en god relation till studenterna och att ge dem bästa möjliga introduktion till högre studier. Också kurser med praktiska moment där man behöver vara i bildsalen hade varit bra att kunna lägga på campus.
Vi diskuterade också att det inte ser ut som om vi får en så stor ökad tillströmning i höst, trots det stora antalet sökande till högskolan rent allmänt.
Går inte att komma undan att det krävs ytterligare arbetsinsats även om man kallar det ”ställa om till nätbaserat” och inte ”utveckla för distans”. Stress i arbetsomställningen, nya uppgifter tillkommer, även om ribban är ”good enough” krävs en hel del arbete. Oro för vilka timmar man egentligen arbetar på, om ingen extra tid ges sitter man och arbetar på sin fritid/forskningstid. Det krävs mer timmar än vad man har/får. Sätter studenternas bästa främst, tänker inte så mycket på timmar i nuläget, vi gör vad vi måste.

Önskemål om stöd

Önskemål om stöd med användning av nya plattformar, inte minst Sharepoint/Teams, kan Michael och Birgitta ha återkommande tillfällen som man kan anmäla sig till?
Tekniska frågor (eftersom vi hade Michael i vår grupp) 1) VPN – att nå servern, via Cisco AnyConnect så synkas dator och det du sparar även hemifrån 2) Canvas-notifieringar Går det att få epostmeddelande om det görs inlägg i en kurslärargrupp i en kurs ? -Det går göra allmänna inställningar i Profil om man vill få alla notifierar om alla aktiviteter, men detta är mer specifikt. Kanske också bra att prata i kursen om vilka förväntningar på kommunikation mot studenter och mellan lärare som förväntas?
Mest frågor kring distansundervisning har varit om inlämningsuppgifter i Canvas och examination men alla löser det jättebra, men också inspelade föreläsningar, det säger kanske något om behovet
Vi kunde inte komma på något konkret behov av stöd.
Viktigt att alla känner att de har någon att ’småprata/fika’ med via te.x. zoom ibland. Det är inte självklart att alla känner tillhörighet i en gruppering/grupp. Kan detta organiseras på ngt sätt?
När det gäller behov så hann vi bara med att konstatera att vi lär oss nya saker allteftersom behoven uppstår.
Zoom-träffar med kollegor är bra. Behov av tekniskt stöd: ingen skrivare hemma, webbkamera som lagt av, mindre skärm hemma (laptopens skärm fungerar inte tillräckligt).

Hur kan vi förtydliga informationen i utskicket och anpassa den till de synpunkter som inkommit?

Vi har haft ett uppföljande ledningsgruppsmöte idag efter IPKL-mötet igår och tänker att följande reformulering kan göra det tydligare:

Lägg schema som vanligt för att kunna möta studenterna på campus för höstens kurser, men ta gärna med i planeringen redan nu hur moment kan ställas om till nätbaserade alternativ i den händelse att det vid GU fattas beslut om att vi ska fortsätta upprätthålla social distansiering även i höst. Det är för tidigt att säga hur det blir i höst i nuläget, men för att undvika en eventuellt snabb omställning vid nästa terminsstart förordar vi en förstärkt beredskap för nätbaserade lösningar redan nu, i samband med ordinarie kursplanering som görs nu vid schemaläggning. Inspelade föreläsningar kan vara en sådan åtgärd.
Formuleringarna i utskicket, om att säkerställa kursplanernas mål och att tillhandahålla särskilt pedagogiskt stöd, är hämtade från de minnsanteckningar SUHF:s expertgrupp skickat ut från möte (31 mars, 2020) om studieadministrativa frågor. Det är alltså samma förhållningsregler som gällt nu i vår.

Detta förtydligande kommer också att skickas ut till medverkande institutioner i lärarutbildningen.

Tack alla för ert deltagande i mötet och för all god input både i storgrupp och diskussion i mindre grupper! Ser ni som tog anteckningar att jag missat något väsentligt så skriv gärna till mig så redigerar jag inlägget med tillägg!

/Cecilia

Tid och ordning i en extraordinär tid

Proprefekt-Annika reflekterar:

För alla oss som nu jobbar hemifrån så haglar tipsen tätt. Hitta en rutin för att få ordning på arbetsdagen. Glöm inte rörelse. Håll arbetsdagens tider och skilj arbete från fritid. Se till att få in fysisk rörelse och återhämtning. Ät bra och helst inte på stående fot. Spotifylistor med passande musik för hemkontoret delas bland vänner och kollegor. Vi tar virtuell fika och håller kontakten. Kort sagt, vi upprätthåller arbetet så gott vi kan.

Flera gånger de här tre veckorna har jag kommit att tänka på Erik Satie som för övrigt verkar varit en rolig prick, och den text han skrev 1923 om det ordnade livet i ”en musikers vardag”:

En musikers vardag

Konstnären måste reglera sitt liv.
Här är det exakta schemat över mina dagliga handlingar:
Jag stiger upp kl 7:18; inspireras: från kl 10:23 till 11:47. Jag äter lunch kl 12:11 och lämnar bordet kl 12:14.
Välgörande ritt i min parks räjonger: från kl 13:19 till kl 14:53. Ny inspiration: från kl 15:12 till 16:07.

(http://www.angelfire.com/droid/larslars/es_enmusikersdag.txt)

Bodil Malmsten plockade upp Saties rader i boken ”Det är fortfarande ingen ordning på mina papper”:

Inspiration mellan 10.23 och 11.47
Efter ännu en dag när jag inte fått någonting skrivet drabbas jag av tanken på det – av allt jag kunde skrivit idag har jag inte skrivit något.
Ingenting.
Ännu en dag utan resultat, ännu en av alla dessa dagar när eftertankens eländiga blekhet slår till innan tanken hunnit bli tänkt, ännu en av alla dessa dagar när jag ingenting fått gjort.
Inte någonting.
Jag granskar den här dagen från morgon till kväll:
Uppstigning kl 8.
Ordet ”uppstigning” tar jag från Erik Saties skämtsamma skildring av en musikers dag En amnesikers memoarer och jag undrar var den här lilla boken blivit av.
Var är allting när man behöver det?
Var finns allting som man vet att man har?

Nej, inte är det lätt alltid att få till inspiration eller ”att få något skrivet”, och hur är det med ordningen? Arbetet ska plötsligt förläggas till hemmet med allt vad det kan innebära. Det extraordinära läget kräver kanske också sin tid, att hålla kontakten med andra, ta del av nyheter och hinna med lite eftertänksamhet. Visst, vi tar hjälp av det pedagogiskt-tekniska stödet vi får, och vi är också många som följer de dagliga utbytet i Facebookgruppen ”Digital omställning i högre utbildning” kring distansundervisningen, liksom ”Distansundervisning i Sverige” som på kort tid samlar över 17000 medlemmar, främst lärare på gymnasiet. Läget till trots, så verkar de flesta av oss ha funnit ett sätt att få hemarbetet att fungera. Vi har snabbt fått sätta oss in i problem som behöver lösas. Många av oss upplever nog att videomöten effektivt får oss att hålla tidsschemat för dagen. Kanske är nästa steg nu att tänka på att spara lite arbetsenergi om vi kommer in i en sjukdomsperiod, eller om förskolor och skolor stänger.

Lärare gjort ett superarbete med att lägga kursmoment online. Examinationer, föreläsningar och seminarier har gjorts om på relevanta och kreativa sätt. Vi upptäcker Breakout-rooms i Zoom, och en viss glädje när Canvas fyller sin funktion. Även om studenterna nog ställt mer frågor än vanligt är det genomgående intrycket att vi tillsammans löst den abrupta omställningen till distansundervisning. Även inom forskningen är omställningen kännbar. Datainsamlingar har behövt skjutas upp när verksamheter stänger och insatser har fått skjutas på framtiden. Samtidigt frigörs tid att ägna åt skrivande, läsande och samarbete enligt många forskare hos oss. Själv läser jag just nu böcker om tid och arbete, som Judy Wajcmans bok Pressed for time, och jag har plockat fram boken som aldrig hann läsas, The Slow Professor: Challenging the Culture of Speed in the Academy av Maggie Berg och Barbara K. Seeber.

Arbetsmiljögruppen och IR analyserar risker med hemarbete

Idag har vi haft två viktiga möten där vi inventerat risker med distansarbete ur ett arbetsmiljöperspektiv. Våra diskussioner kan sammanfattas i tre huvudsakliga riskområden

Avsaknad av det sociala utbytet som sker på arbetsplatsen
Arbete i hemmet: Fysisk arbetsmiljö, ergonomiska och tekniska förutsättningar
Arbete i hemmet: Psykosociala förutsättningar

Vi konstaterade att det är viktigt att vi ”håller koll” och ”håller kontakt”. Därför kommer ledningsgruppen arbeta för att tillse att alla ingår i något digitalt sammanhang på arbetet, förutom att vi tar personlig kontakt i samband med utvecklingssamtalen under våren. Vi kommer också att göra en arbetsmiljörond i mailform i år, bestämde vi idag. Vi konstaterade också att det har ett värde i sig att belysa risker genom att tala om dem, och på så sätt medvetandegöra olika aspekter, t.ex. vikten av att ta paus och röra på sig. Det är också viktigt att hitta alternativa former för möten, inte bara formella möten utan också de som annars äger rum i korridoren, i fikarummet och på luncherna. När vi har skrivit rent dagens anteckningar publicerar vi hela riskanalysen och lägger länk i nyhetsbrevet!

Ett återkommande tema på olika zoomsammankomster, har jag märkt, är prat om hur man har ordnat det för sig hemma i dessa tider. Jag blottar här stöket i mitt arbetsrum, som trots allt fungerar bra under omständigheterna! Det ser olika ut för oss nu, en del kämpar för att kunna stänga dörren om sig, andra för att inte känna sig isolerade. Vi jobbar vidare för att hitta former för att stödja varandra i den situation vi hamnat i!

Dagens distansarbetstips: Fixa ett ståbord med hjälp av strykbräda och eventuell annan förhöjning, och se till att variera arbetsställning under dagen

Har ni några bra tips eller några roliga foton får ni gärna skicka till mig!

/Den bloggande prefekten

Mera hemmajobb

Dagens zoom-hälsning kommer från ett doktorandfika i veckan!

Petra, Lea och Emelie tar en fika på zoom 🙂

Dagens hemma-jobbar-tips är annars att tänka på friskvårdande insatser: På medarbetarportalen finns bland mycket annat en uppsättning pausgympa-övningar, det här tror jag vi alla känner av att vi behöver nu!

Av vad som kommer till min kännedom jobbar alla på otroligt bra just nu! Utmaningar i canvas och zoom hanteras, resor styrs undan och vissa event ställs in – precis så som vi måste göra nu. Idag beslutades t.ex. att #PopUpDig inte kommer att arrangeras i juni som planerat. Vi i ledningen gick också ut med ett mail till kursledare i examensarbetskurserna med en rekommendation att studenterna ska försöka undvika empiriskt arbete ute på förskolor och skolor i vår. Dels för att de kan stänga, dels för att den personal som jobbar kan vara hårt ansträngd och kanske inte hinner ställa upp som informanter. Det är så mycket vi måste tänka om kring, och samtidigt mycket som visar sig gå (nästan) lika bra i nätbaserad form. Många i samhället är betydligt hårdare drabbade än oss i högskolesektorn, och vi har redan börjat få frågor om vi kan ta emot fler studenter i höst med tanke på en kommande ökad arbetslöshet. Vi får göra vad vi kan!

Kämpa!

/Cecilia

Coronanytt 23 mars

Först en hälsning från Peter Edwardsson, chef på campusservice:

För dig som behöver arbeta på distans finns nu information, råd och stöd uppe på medarbetarportalen. Informationen vänder sig till forskare, lärare och administrativ personal: https://medarbetarportalen.gu.se/aktuellt/coronaviruset/praktiskt-om-distansarbete/

Supporten är bemannad som vanligt. Kontakta helpdesk på anknytning 2020 eller via mejl till support@gu.se. Där finns stöd att få både i IT- och/eller AV- relaterade frågor.

Detta är den viktigaste vägen för att få hjälp.

Känner du dig ändå osäker kan du kontakta Campusservice på anknytning 2300 än så länge.

På Pedagogen går det att låna mikrofonhögtalare för möten och undervisning på distans. Det finns några stycken, så det är först till kvarn som gäller.

Receptionen på Rosenlundsgatan 4 är fortsatt öppen 08:00 – 16:00. Där finns också mikrofonhögtalare med kamera till utlåning för möten. Samma princip för utlåning gäller här.

Och en hälsning till, från Jennie Knutsson som är HR-chef på gemensamma förvaltningen:

Universitetsledningen har efter samråd med ledningsråd och personalenheten bedömt att det är nödvändigt att fram till flytta fram slutförande av ARK-processen till efter sommaren, för att skapa så bra förutsättningar för ARK-arbetet som möjligt. Detta omfattar aktiviteterna:

• Distribution av enkätsvaren

• Kartläggningsmöten

• Åtgärdsutvecklingsarbetet

Enkätsvaren skickas inte ut nu eftersom de blir underlag för dialogerna på kartläggningsmöten och därför inte står för sig själva. Det är under dialogen i kartläggningsmötet som medarbetare och chefer tillsammans skapar den gemensamma bilden av sina arbetsmiljöförhållanden.

Den rådande situationen medför inte minskat fokus på vikten av att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete utan snarare större, men fokuserat på bedömning av arbetsmiljön vid arbete hemifrån. Just nu handlar det om att hantera de nya förutsättningar som kommuniceras dagligen.

Därmed blir det lite andra fokus på de närmsta mötena i IR och arbetsmiljögruppen. Det vi fokuserar på just nu är en riskanalys utifrån det nya förhållandet med övergång till distansarbete, samt att sammanställa alla förändringar i kursplaner med anledning av nya undervisnings- och examinationsformer. Dessa förändringar kommer att gå till IR enligt gängse arbetsordning för kursplanerevideringar.

Allt gott inför den nya veckan, och glöm inte PIL:s webinarium om distansundervisning. (Och kolla gärna bloggen då och då, för att inte mailbomba er så lägger vi informationen här om den inte är av superakut slag).

/Cecilia

Här skrivs IPKL-historia!

Veckan som gått saknar motstycke, eller vad säger ni!? På några dagar har vi lyckats ställa om hela vår verksamhet till distans. Detta ska på något sätt inte vara möjligt, men vi har gjort det! Många känslor har rymts under denna blixtprocess, allt från lätt panik till ’ja-ja-det-löser-sig’. När vi väl kommit på hur vi skulle få på mikrofonen i zoom, hålla seminarier med olika stora studentgrupper och inte minst parera för VFU-moment på förskolor och fritidshem som förhoppningsvis inte kommer stänga mitt i kurserna, då var det detta med fikat… Det visade sig att inte ens en coronapandemi kunde stoppa administratörerna från att sluta upp till deras traditionella fredagsfika på förmiddagen. Vi kan kalla det ett historiskt TA-fika, tror jag.

Så har vi all forskningsverksamhet också! Viceprefekt Roger och jag har precis hunnit stämma av med alla forskningsprojekt och det mesta verkar flyta på bra, många är inne i skrivfaser och har fullt upp med manuskript som ska färdigställas. Det som är lite oroligt är om skolor stänger då det stoppar upp en del planerat arbete i vår ute på skolor och förskolor i några av projekten. Vi bevakar detta, och flera finansiärer har aviserat att projekt kommer få förlängd dispositionstid om det inte går att genomföra forskningen i den tid som är planerad.

Handledare och doktorander håller kontakt på digitala kanaler, och så gör även forskargrupper. Här är även en hälsning från ett gäng kollegor i IT-miljön och deras fredagsfika.

12 tvärfakultativa forskare/doktorander och 12 glimtar från olika kök och vardagsrum 🙂

Jag har själv kollat igenom flera bra tutorials i veckan och material som PIL och andra har publicerat (läs Annikas utmärkta inlägg här med flera länkar). Här kommer två riktigt bra tips:

Lär dig Zoom över lunchen

Lär dig mer om Zoom – hoppa in i PIL:s öppna lunch-webbmöte för all personal

Datum och tid: hela nästa vecka mån-fre 23-27 mars, kl 12-13 (öppet 10 min innan)

Använd denna Zoom-länk för att delta: https://gu-se.zoom.us/s/9374883551

Sociala medier i högskoleutbildning

Egna erfarenheter kring för- och nackdelar med användandet av bl.a. Twitter och Facebook i högskolan, samt diskussion kring tillämpning av sociala medier i undervisningssammanhang. Medverkande: Jonas Moll (Örebro universitet) och Pernilla Josefsson (Södertörns högskola)

Datum och tid: mån 23 mars kl. 12.15–12.45

Använd denna Zoom-länk för att delta: https://gu-se.zoom.us/j/649044638

Nästa vecka ska vi mer systematiskt försöka tänka igenom arbetsmiljöaspekter att ta hänsyn till när vi ställt om till hemarbete. Vid gårdagens MBL (möte med de fackliga organisationerna) så kunde vi konstatera att det verkat lugnt än så länge, men det är många frågor vi behöver bevaka. Och fortfarande fler förändringar vi behöver ha beredskap för.

Jag önskar trevlig helg och vill skicka en stor eloge till Er Alla för kreativa och pragmatiska insatser under denna märkliga vecka!

/Cecilia

Arbete i corona-tider och inställda möten

Från och med imorgon (18 mars) ska alla som kan arbeta hemma (även om Campus än så länge är öppet), därför är vårens IPKL-möten inställda, det gäller först det som var planerat på måndag med Annika BR:s docentföreläsning och ett temamöte om uppdrag och samverkan, även det annonserade DOP-mötet. Vi kan komma att återkomma till ett digitalt format för detta, men vi ser också att alla behöver använda arbetstid till att jobba med omställningen nu, så det får bli längre fram. IR och arbetsmiljögrupp är mindre forum som vi kan bjuda in till via zoom, så dessa möten hålls som planerat. Som Åsa Mäkitalo skickat ut idag önskar vi också att forskargrupper hittar digitala former för att upprätthålla verksamheten. Vi ska i möjligaste mån försöka arbeta så likt det vanliga vi kan.

Bjuder på en bild på prefekt och utbildningsansvarig som här håller humöret uppe via zoom (och telefon också för säkerhetsskull :-))…

https://play.gu.se/media/Catharina+Andishmand+L%C3%96F%C3%9640+vt+20/0_0js3dmlr

...och här på länken ovan har vi två duktiga kollegor som tillät mig få dela detta fina exempel på inspelad föreläsning som de fixade häromdagen – bra gjort Catarina och Ingrid!

Har alla hunnit prova zoom? Jag har tidigare använt Skype, så detta var nytt för mig sedan ett par veckor tillbaka, men än så länge har det fungerat fint. Det är viktigt att vi håller kontakt med varandra nu, och i ledningsgruppen har vi t.ex. lagt in ”morgonkaffe” på zoom varje dag kl 8:45-9. Ett personligt tips är också att vid mycket hemarbete inte glömma att röra på sig, det kan ju lätt bli extremt stillasittande när man inte ska gå till bussen, tåget, jobbet, lunchrummet osv. Lägg in en lunchpromand!? Vi har också diskuterat någon ny gemensam yta där vi kan dela med oss av erfarenheter under hand nu, t.ex. via Canvas eller det nya samarbetsverktyget. Vi är inte riktigt klara med hur vi gör där än, men har någon önskemål/idéer så hör gärna av er!

Studierektorer och kursledare arbetar intensivt med distansomställningen i undervisningen. I nästa steg ska vi också gå igenom forskningsprojekt och doktorandprojekt för att få en bild av vilka konsekvenser som nu uppstår och hur vi hanterar dem – vi återkommer till er forskare/doktorander om detta inom kort!

Var rädda om er!

Hälsningar

Cecilia