Kategori: Arbetsmiljö

Här skrivs IPKL-historia!

Veckan som gått saknar motstycke, eller vad säger ni!? På några dagar har vi lyckats ställa om hela vår verksamhet till distans. Detta ska på något sätt inte vara möjligt, men vi har gjort det! Många känslor har rymts under denna blixtprocess, allt från lätt panik till ’ja-ja-det-löser-sig’. När vi väl kommit på hur vi skulle få på mikrofonen i zoom, hålla seminarier med olika stora studentgrupper och inte minst parera för VFU-moment på förskolor och fritidshem som förhoppningsvis inte kommer stänga mitt i kurserna, då var det detta med fikat… Det visade sig att inte ens en coronapandemi kunde stoppa administratörerna från att sluta upp till deras traditionella fredagsfika på förmiddagen. Vi kan kalla det ett historiskt TA-fika, tror jag.

Härligt gäng det här!

Så har vi all forskningsverksamhet också! Viceprefekt Roger och jag har precis hunnit stämma av med alla forskningsprojekt och det mesta verkar flyta på bra, många är inne i skrivfaser och har fullt upp med manuskript som ska färdigställas. Det som är lite oroligt är om skolor stänger då det stoppar upp en del planerat arbete i vår ute på skolor och förskolor i några av projekten. Vi bevakar detta, och flera finansiärer har aviserat att projekt kommer få förlängd dispositionstid om det inte går att genomföra forskningen i den tid som är planerad.

Handledare och doktorander håller kontakt på digitala kanaler, och så gör även forskargrupper. Här är även en hälsning från ett gäng kollegor i IT-miljön och deras fredagsfika.

12 tvärfakultativa forskare/doktorander och 12 glimtar från olika kök och vardagsrum 🙂

Jag har själv kollat igenom flera bra tutorials i veckan och material som PIL och andra har publicerat (läs Annikas utmärkta inlägg här med flera länkar). Här kommer två riktigt bra tips:

Lär dig Zoom över lunchen

Lär dig mer om Zoom – hoppa in i PIL:s öppna lunch-webbmöte för all personal

Datum och tid: hela nästa vecka mån-fre 23-27 mars, kl 12-13 (öppet 10 min innan)

Använd denna Zoom-länk för att delta: https://gu-se.zoom.us/s/9374883551

Sociala medier i högskoleutbildning  

Egna erfarenheter kring för- och nackdelar med användandet av bl.a. Twitter och Facebook i högskolan, samt diskussion kring tillämpning av sociala medier i undervisningssammanhang. Medverkande: Jonas Moll (Örebro universitet) och Pernilla Josefsson (Södertörns högskola) 

Datum och tid: mån 23 mars kl. 12.15–12.45

Använd denna Zoom-länk för att delta: https://gu-se.zoom.us/j/649044638

Nästa vecka ska vi mer systematiskt försöka tänka igenom arbetsmiljöaspekter att ta hänsyn till när vi ställt om till hemarbete. Vid gårdagens MBL (möte med de fackliga organisationerna) så kunde vi konstatera att det verkat lugnt än så länge, men det är många frågor vi behöver bevaka. Och fortfarande fler förändringar vi behöver ha beredskap för.

Jag önskar trevlig helg och vill skicka en stor eloge till Er Alla för kreativa och pragmatiska insatser under denna märkliga vecka!

/Cecilia

Arbete i corona-tider och inställda möten

Från och med imorgon (18 mars) ska alla som kan arbeta hemma (även om Campus än så länge är öppet), därför är vårens IPKL-möten inställda, det gäller först det som var planerat på måndag med Annika BR:s docentföreläsning och ett temamöte om uppdrag och samverkan, även det annonserade DOP-mötet. Vi kan komma att återkomma till ett digitalt format för detta, men vi ser också att alla behöver använda arbetstid till att jobba med omställningen nu, så det får bli längre fram. IR och arbetsmiljögrupp är mindre forum som vi kan bjuda in till via zoom, så dessa möten hålls som planerat. Som Åsa Mäkitalo skickat ut idag önskar vi också att forskargrupper hittar digitala former för att upprätthålla verksamheten. Vi ska i möjligaste mån försöka arbeta så likt det vanliga vi kan.

Bjuder på en bild på prefekt och utbildningsansvarig som här håller humöret uppe via zoom (och telefon också för säkerhetsskull :-))…

https://play.gu.se/media/Catharina+Andishmand+L%C3%96F%C3%9640+vt+20/0_0js3dmlr

...och här på länken ovan har vi två duktiga kollegor som tillät mig få dela detta fina exempel på inspelad föreläsning som de fixade häromdagen – bra gjort Catarina och Ingrid!

Har alla hunnit prova zoom? Jag har tidigare använt Skype, så detta var nytt för mig sedan ett par veckor tillbaka, men än så länge har det fungerat fint. Det är viktigt att vi håller kontakt med varandra nu, och i ledningsgruppen har vi t.ex. lagt in ”morgonkaffe” på zoom varje dag kl 8:45-9. Ett personligt tips är också att vid mycket hemarbete inte glömma att röra på sig, det kan ju lätt bli extremt stillasittande när man inte ska gå till bussen, tåget, jobbet, lunchrummet osv. Lägg in en lunchpromand!? Vi har också diskuterat någon ny gemensam yta där vi kan dela med oss av erfarenheter under hand nu, t.ex. via Canvas eller det nya samarbetsverktyget. Vi är inte riktigt klara med hur vi gör där än, men har någon önskemål/idéer så hör gärna av er!

Studierektorer och kursledare arbetar intensivt med distansomställningen i undervisningen. I nästa steg ska vi också gå igenom forskningsprojekt och doktorandprojekt för att få en bild av vilka konsekvenser som nu uppstår och hur vi hanterar dem – vi återkommer till er forskare/doktorander om detta inom kort!

Var rädda om er!

Hälsningar

Cecilia

Sammanhängande forskningstid

Ett av IPKL:s verksamhetsmål för 2020 är att:

Utveckla former för att skapa sammanhållen forskningstid t.ex. skrivardagar.

För att åstadkomma detta vill vi pålysa följande tre möjligheter:

  1. Schemalägg egen forskningstid under hösten.

Enligt vårt årshjul https://medarbetarportalen.gu.se/digitalAssets/1763/1763528_arshjul2020.pdf ska höstens scheman skickas in i slutet på april. Det betyder att det under mars månad är läge att vika sammanhängande tid för forskning under påföljande terminen, och sedan ta hänsyn till dessa dagar då undervisningstid ska schemaläggas. Det är även i mars-april som utvecklingssamtal äger rum och ett av utvecklingssamtalens syften är att diskutera kompetensutvecklingstiden. (Se övergripande kompetensutvecklingsplan här: https://medarbetarportalen.gu.se/digitalAssets/1722/1722343_kompetensutvecklingsplan-ipkl.pdf)

  • Ansök om resebidrag från institutionen.

I år har vi reviderat riktlinjerna för resebidrag https://medarbetarportalen.gu.se/digitalAssets/1763/1763533_riktlinjer-stod-konferensdeltagande-revfeb20.pdf till att gälla, förutom konferenser, även annat typ av forskningsutbyte.

En möjlighet kan t.ex. vara att resa till ett annat lärosäte om en sådan inbjudan finns (eller kan skapas). Det ska finnas ett program(t.ex. att du presenterar vid ett seminarium eller liknande) och en plan för publicering eller en konkret plan för en forskningsansökan t.ex. Denna typ av resa kan vara en möjlighet att kombinera kunskapsutbyte med en kortare vistelse och samarbete med externa partners runt en ansökan eller gemensamt skrivande. På detta sätt kan sammanhängande tid skapas för forskningsarbete, som ett alternativ till att åka på konferens. Observera att när så är möjligt ska projektmedel eller andra externt sökta stipendiemedel användas. Se här: https://www.gu.se/forskning/stipendier/gustipendier

  • Skrivardagar i juni och augusti.

Lämpliga tider att förlägga sammanhängande forskningstid utifrån institutionens verksamhet är i juni och augusti, före och efter sommarsemestern. I augusti planerar för vi för en särskild satsning på gemensamma skrivardagar.

  • Tid: 18-20 augusti på Jonsered, 9-16 
  • Program: Gemensam uppstart på morgonen med inspirationsföreläsning om forskning/vetenskapligt skrivande med IPKL:s professor, därefter enskilt arbete och möjlighet att vid lunch och fikatid få bolla med seniora forskare [preliminärt – upplägget är under bearbetning]
  • Anmälan: [vi återkommer med detaljer om detta]
  • För vem: Alla med önskan om att arbeta med kompetensutvecklingstid/forskning på detta sätt 

Några personliga reflektioner om skrivtid och rimliga förväntningar:

Efter att ha samtalat om detta i många utvecklingssamtal de senaste åren har jag några tankar att dela med mig av. Dels om tidsomfattningen för forskning, dels om hur forskning, samverkan och utbildning kan gå ihop i en och samma tjänst.

En lektor som arbetar heltid har 170 timmar forskningstid per år i tjänsten (om man inte har några extra projekt) (vad som gäller för olika tjänstekategorier och hur många timmar som gäller, se här). Det motsvarar alltså drygt två veckor per termin. Om man förlägger en vecka per termin till sommarmånaderna (en i juni och en i augusti) innebär detta ytterligare 5 arbetsdagar under pågående termin. Av dessa kanske 2 arbetsdagar går åt till att delta i forskningsseminarier mm (textläsningsgrupper, delta i kollegiediskussioner mm.) och reviewuppdrag eller liknande som görs löpande på mindre timinsatser. Då återstår kanske 2-3 arbetsdagar att frilägga helt för skrivtid per termin, under pågående ”undervisningssäsong”. Från kursslut (omkring 12 juni) till kursstart (omkring 31 augusti) är det 11 veckor. Av dessa är ofta 6 veckor semester. Då återstår 5 veckors arbetstid. Av dessa bör alltså 2 användas till forskningstid och 3 till efterarbete och planeringstid för kurser. Att tänka att forskningsarbete ska pågå med samma intensitet under hela kalenderåret kan medföra en stor stress, och är alltså något som inte är rimligt inom arbetstiden. Det luriga är att Retendo visar forskningstiden som en strimma över hela året, en ”karta som inte stämmer med verkligheten”. Vi har undersökt om det går att ändra på detta och lägga ut forskningstiden likt ett kursuppdrag. Det medför dock en hel del administrativt krångel eftersom forskningstiden är 10% av tjänsten, och timmarna det motsvarar går upp och ner utifrån rapporterad sjukdom, ledighet mm. Detta skulle alltså behöva ändras manuellt vid i stort sett varje ny rapportering i primula.

Hur mycket kan eller borde man då hinna med av forskningsarbete på given tid? Det är förstås helt och hållet beroende på var i forskningsprocessen man befinner sig och lite på vilken typ av forskning som bedrivs (skriver man mer av sådant man redan kan och på empiri som finns, eller är man i färd med att utveckla och läsa in sig på något helt nytt?). En annan viktig faktor är också hur mycket samarbete och synergier som går att få till. För det första: Skriver man tillsammans med andra, vilka de som publicerar mycket oftast gör, så kan det gå lättare att komma framåt i fler frågor. Därför är arbetet med att formera och stärka forskargrupper på institutionen så viktigt, och att forskargrupper hittar arbetsformer (ffa textseminarier och liknande samarbetsformer) som gör att mer juniora forskare får stöd i sitt skrivande och blir del av nya forskningsansökningar. För det andra: Förutom en lektors forskningstid om 170 timmar ges också 170 timmar till kompetensutveckling och 170 timmar till samverkanstid. Av dessa timmar går en del till att fördjupa sig i de kursinnehåll man verkar inom, lära sig nya digitala verktyg som t.ex. Canvas, delta i möten mm. Men samverkan kan också vara att t.ex. träffa forskarkollegor på andra lärosäten eller andra externa partners som aktörer i skolan eller andra i samhället, och diskutera aktuella frågor – och här kan det gå att få tid för samverkansprojekt och forskningsprojekt att tidsmässigt ”arbeta tillsammans”, och på så sätt skapa en mer sammanhållen arbetssituation. (Risk finns också att ju fler externa partners man samarbetar med, ju fler lojaliteter skapas vilket kan leda till många olika krav och kravställare, som blir stressande.) Ytterligare ett annat sätt att skapa synergier är mellan forsknings- och undervisningstid genom högskolepedagogiska utvecklings- och forskningsprojekt. PIL-kursen HPE103 kan vara en bra utgångspunkt för detta – att skriva vetenskapligt om något som berör den egna undervisningen.

Med detta sagt uppmanar jag till mer dialog om hur vi kan skapa bättre förutsättningar för forskningsarbete på institutionen och jag hoppas att forskningsdagarna i augusti ska bli ett bra exempel på hur sammanhängande forskningstid kan skapas – det som många har efterfrågat och pekat ut som en viktig punkt i arbetsmiljöarbetet.

/Cecilia W

Epostpolicy – behövs det?

En fråga som diskuterats på IPKL och på fakulteten ett par års tid nu är om det vore välbehövligt att ta fram en policy för hur vi hanterar digital kommunikation. När jag först blev involverad i frågan var hösten 2017 då Lokala arbetsmiljökommittén ordnade en kompetensutbildningsdag om organisatorisk och social arbetsmiljö (nämndes på bloggen här). På vår uppstartsdag i augusti 2018, när vi hade en föreläsare från psykologiska institutionen som talade om digital arbetsmiljö, framkom behov av ökad medvetenhet kring eposthantering som ett utvecklingsbehov (se anteckningar från gruppdiskussion nedan). Vi har sedan haft som mål att se över rutiner för kommunikation i handlings- och verksamhetsplanen, och nu i handlingsplan utifrån riskanalysen vi gjorde i våras. Snabbt visar sig problem med att försöka formulera generella principer för hur, och kanske framförallt när, epost bör skickas. Vi diskuterade frågan senast på IR:s första möte nu i höst. Exempelvis är det svårt att sätta upp riktlinjer för när epost får skickas eftersom en del arbetar med kollegor i andra tidszoner, och en del handleder studenter på distansutbildningar och kvällskurser. 

Utan att framställa detta som regler, vill jag dela några personliga tankar som jag själv försöker hålla mig till när det gäller epost. Detta är alltså mina egna reflektioner. Vilka är dina?

  • Skicka endast epost under kontorstid. För oss som har förtroendearbetstid (notera att det inte gäller alla medarbetare på IPKL), kan det ses som en möjlighet att arbeta på kvällar och helger ibland. Men obs, vi ska inte arbeta extra på helgen, det är ett tillfälle att ta igen en dag man gått hem tidigare t.ex., eller något som kan ske under en mer intensiv period för att sedan följas av en lugnare period. Om man någon gång tar till helgen för arbete kan det vara skönt att veta att ”trafiken” i övrigt står stilla under denna tid; att få förbereda sig för något i lugn och ro, att skriva, eller kanske läsa examinationsuppgifter – utan att det samtidigt trillar in nya frågor eller ny information. Ge dina studenter och kollegor möjlighet att ”vara i fred” under helgen – använd istället ”skicka senare”-funktionen om du ändå vill skriva dina meddelanden utanför kontorstid. Notera att det kan upplevas stressande för andra att se kollegor som arbetar på udda tider, t.ex. sent på kvällen. Låt mailen gå iväg nästa dag.
  • Använd autosvar när du är sjuk, ledig eller av annan anledning inte är nåbar under en period. Detta är både viktigt för dig själv, men även för andra som då vet att de inte kan förvänta sig svar inom en viss tid.
  • Skriv bara sådant på eposten som du är beredd på att vem som helst kan läsa. Det finns många sätt som epost kan spridas; epost kan alltid begäras ut (förr eller senare), epost kan oavsiktligt skickas till andra än vad som var tänkt (av dig själv eller av någon annan som råkar lägga cc till någon du inte tänkt eller liknande), och epost kan finnas öppen på din mottagares skärm så att andra kan läsa den, t.ex. i kollektivtrafiken eller i hemmet. Självklart ska man alltid uttrycka sig trevligt, men på epost också i en officiell ton.
  • Skriv bara till de som verkligen behöver nås i aktuell fråga, lägg inte cc i onödan. Många av oss medarbetare får väldigt många meddelanden varje dag, särskilt om man är kopplad till en funktionsmail som t.ex. studierektorer, ledningsgrupp, prefekt osv.. Därför är det bra att tydligt adressera vem man förväntar sig ett svar av, och vilka som bara får frågan eller informationen för kännedom. Samtidigt är epost kanske den viktigaste och mest funktionella kommunikationskanalen. Med inbokade programpunkter och resor är telefon ofta svårt för spontana frågor, även att bara försöka hitta någon på arbetsrummet. Har inte svar kommit på eposten inom tre dagar på en fråga som kräver (snabbt) svar är det fullt rimligt och välkommet att skicka en påminnelse. 
  • Låt eposten vila under möten. Jag tycker det är naturligt att inte vara nåbar för andra frågor än de som är under ett möte när mötet pågår, på samma sätt är det naturligt att stänga av eposten under andra arbetspass. Jag håller mig inte alltid till detta, men jag försöker! Exempelvis: läs och skriv i 3 timmar, läs epost i 30 minuter (istället för att läsa alla meddelanden i den takt de kommer, och på det viset bli avbruten i det egna arbetet). Prova att stänga av nätverket på datorn under arbetspass när du inte vill bli avbruten, precis som det kan vara skönt att stänga dörren om sig ibland eller stänga av ljudet på telefonen.

Även om vi inte har en generell epostpolicy kan det vara idé att kommunicera om hur vi vill nå varandra inom kurslag, med en studentgrupp eller i ett forskningsprojekt. Skulle du vara hjälpt i din arbetssituation av att svara på epost från studenter endast under vissa dagar eller tider? Diskutera detta med studenterna och se vad ni kan komma fram till som rimligt utifrån aktuella förutsättningar.

Dessa punkter noterades i gruppdiskussion på IPKL:s uppstartsdag 21 augusti 2018 på temat en eventuell epostpolicy:

  • Policy att chefer (och gärna alla) skickar mail under normal arbetstid, 8-17 på vardagar.
  • Vara noga med till vilka man skickar mail, inga massutskick.
  • Inte skicka en hel mailkonversation utan endast det i mailet som berör personen jag skickar det till. 
  • Endast arbetsrelaterad mail bör skickas som ”alla-mail”, inte mail av typen ”jag säljer tomatplantor” och liknande. 
  • Uteslutande använda Doodle för mötesbokning, inte boka möten via mail.
  • Om man inte svarar/kollar av PiM så ska man hänvisa till att man bara svarar på mail. 
  • Om det är en enkel fråga, svara dina kollegor inom rimlig tid, 2-3 dagar. 
  • Olika flöden (behov av olika policy)
    • Ledning/linje
    • Studenter
    • Kollegor/arbetslag
    • Övrigt (organisationer/internationellt)
  • Myndighetsutövning – vad skrivs/hur snabbt? När ska det sekretessbeläggas? Vilken information kan ges ut?
  • Skapa policy för studenter, inkludera studentrepresentant.
  • Krav, normer och regler
  • Vad kan förväntas av lärare? Vett och etikett, vad svarar vi på som lärare?
  • Kalenderfunktionen fungerar inte som den ska.
  • När ska cc användas?
  • Vem ansvarar för att styra informationsflöden? På vilket sätt görs det bäst?
  • Skillnader mellan att maila ”i linjen” under helg och semester och att maila t ex forskare. 
  • När måste vi vara närvarande och hur gör vi när vi inte kan vara det (i relation till t ex myndighetsutövning)?

Såhär ser skicka-senare-funktionen ut på min dator

/Cecilia

Tre viktiga hållpunkter i början på hösten – datum att notera

Jag påminner om det vi behöver stämma av kring varje höst vid denna tid:

  1. Rapportera bisysslor (se mailutskick om detta – gäller samtliga medarbetare)
  2. Löneenkät: 13 september är sista dag att skicka in enkät och sedan rullar lönesamtal igång (om man inte vill ha samtal går det ändå bra att lämna underlag i form av enkäten).
  3. Tjänsteplanering till facket (medarbetare med läraranställning): 10 september kommer vi att skicka ut enkäten där du som medarbetare ska gå in i retendo och godkänna den planering som ligger. Senaste svarsdag kommer att vara den 19 september. Tips – gå gärna in redan nu och kolla! Stäm av med bemannande studierektor om du ser något som inte stämmer, fråga gärna Anne Bivall. Annika Edenholm som ansvarar för bemanningen av många lärare kommer att göra en operation och vara sjukskriven från den 11 september, därför försöker hon göra klart så mycket hon bara kan innan dess. Alltså, börja gärna kika på planeringen som ligger redan nu.

Ibland uppstår frågor om övertid, vet vi av erfarenhet, och målet är att ingen ska behöva ligga på övertid! Det kan vara svårt att navigera i detta när många uppdrag från olika håll trycker på. Därför har vi under två års tid arbetat med det här dokumentet. Vi har haft det uppe i IR, med de fackliga organisationerna och i medarbetarsamtal under våren. Här har vi lagt fast en schablonmässig prioritering. Ur dokumentet:

Den anslagsfinansierade forskningstiden är fast och den bidragsfinansierade rörlig. Den anslagsfinansierade forskningstiden påverkas inte av den bidragsfinansierade såvida den inte leder till att forskaren får övertid. Den anslagsfinansierade forskningstiden kan inte överföras från ett år till ett annat. Här prioriteras inom tjänsteplaneringen i följande ordning:

  1. Externfinansierade uppdrag
  2. Ledningsuppdrag
  3. Medverkan i forskarutbildning
  4. Medverkan i grundutbildning om minst 5%
  5. Villkorad forskningstid (dvs. den anslagsfinansierade forskningstiden sk. docent- och professorstid)

Forskare som erhåller externa medel (bidragsforskning) tilldelas forskningstid enligt överenskommelsen i det externa avtalet. Denna forskningstid kan, till skillnad från den anslagsfinansierade forskningstiden, förskjutas från ett år till nästa i den mån bidragsgivaren tillåter.

Det betyder att i de fall då docenter och professorer har mycket externa projekt kan de under en termin tillfälligt behöva ha mindre anslagsfinansierad tid. Denna kan alltså inte flyttas fram som övertid som tas ut i komptid en annan termin. Projekttid kan däremot ofta justeras mellan terminer.

Övertid har varit ett problem för IPKL under lång tid, men vi går åt rätt håll. Vid ingången till 2018 låg vår övertidsskuld på 1,4 miljoner och nu ligger den runt 0,6 miljoner. Vi (på institutionen, men även på fakulteten och vid hela GU) har som bekant också problem med stress, och det är viktigt att det inte bara är tid som dras ner i förekommande fall, utan också arbetsuppgifter – i såväl mängd och omfång. I en arbetssituation som vår kan uppgifter lätt uppfattas som gränslösa – men vi får hjälpas åt att prioritera och prata om detta. Tala gärna med din tjänsteansvarig, med studierektor, med mig, eller om det specifikt gäller forskning med viceprefekt för forskning. På IR på måndag tar vi också arbetet vidare med handlingsplanen för arbetsmiljö (riskanalysen) som vi tog fram under våren där frågor om stress och arbetsuppgifter är centralt. Målet är att alla ska ha en rimlig situation och nå balans mellan arbete och fritid – något vi gemensamt fann som prioriterat efter arbetsmiljöenkäten vi gjorde förra våren.

/Cecilia

Miljön i B-husets entré och entréplan

Nästa vecka är det program- och kursstarter och många studenter kommer tillbaka hit, eller kommer hit för första gången. De senaste veckorna har det pågått intensivt arbete med bland annat fönsterputsning, omflyttning av möbler och diverse upprustningar. Maja Bentzer på Campusservice berättar om vad som pågår för tillfället:

–Det pågår en upprustning av studentytorna som också påverkar ytorna kring entrén. Rummet efter slussen är en relativt omöblerad öppen yta som används till utställningar och andra aktiviteter, t.ex. småmässor, som verksamheten arrangerar. I och med upprustningen kommer vissa ändringar att ske; kanske har en del av er redan sett planket för avhandlingar, så småningom kommer de inbyggda skåpen ersättas med platsbyggda soffor.

Ta gärna en sväng och titta på studentmatsalen. Där går det att få en idé om den atmosfär vi nu kommer att försöka åstadkomma på studentytorna. Den följer en idé framtagen av arkitektkontor i samråd med studentkåren och representanter för verksamheten och andra intresserade i huset.

Den konst som finns i husen är placerad och utlånad av Statens konstråd. I samband med förändringarna kommer en översyn att göras och kontakt med konstrådet pågår. En av frågorna gäller placeringen av flötet som riskerar att skadas i den ordinarie placeringen vid sidan av de röda bänkarna (som symboliserar sjömärken). Enligt ursprungsplanen ser det framförallt fint ut uppifrån, men blir som sagt alltför oskyddat. Nu är det placerat under trappan där det guppar fint och lyser upp. Men en permanent och bättre lösning ska tas fram i samråd med Statens konstråd och konstnären.

Vi har fått synpunkter på att en del tycker entréplanet ser tillstängt ut utifrån gatan. Att gardinerna är fördragna handlar om arbetsmiljön för de personer som arbetar i kontoren. Det är svårt att koncentrera sig när människor hela tiden passerar eller står utanför och i värsta fall tittar in. Det är även i dessa kontor Campusservice har personalsamtal. Solskyddsgardinerna behövs eftersom ljuset är så starkt vissa timmar på dagen/månader om året att det inte går att läsa på skärm utan att stänga till. Det är olyckligt men nödvändigt ur arbetsmiljösynpunkt.

Vänliga hälsningar,
Maja Bentzer Samordnare, Campusservice Rosenlund
(via viceprefekt Cecilia Björck)

Utvecklingssamtal under våren

Enligt årshjulet är det nu tid för utvecklingssamtal. Vi som kallar är jag (främst de med ledningsuppdrag men även några andra), Kristin (TA), Oskar (docenter), Annika (lektorer), Cecilia B (adjunkter) och Solveig (adjungerade och adjunkter som primärt arbetar i förskollärarprogrammets VFU-kurser) kallar. Några av oss har redan hunnit ha några samtal, några kommer bjuda in inom de närmsta veckorna, och samtalen ska vara genomförda innan sommaren. Mål och kompetensutveckling är viktiga punkter att ta upp. Vi skickar också med ett antal andra förslag på teman där det är möjligt att prioritera vad man själv vill tala om. Den fetstilade frågan nedan har vi som ett särskilt tema i år eftersom det är något vi fokuserar på att förbättra.

  1. Verksamheten och organisationen: Hur tycker du att du själv bidrar till verksamheten på arbetsplatsen? Tycker du att arbetet är bra organiserat? Vad kan vi göra bättre? Hur ser du på transparens i organisationen, informationsflöden, möjlighet till deltagande och inflytande?
  1. Psykosocial arbetsmiljö/arbetsrelationer: Hur tycker du att du fungerar i samarbetet med dem du arbetar med? Finns det i det här sammanhanget något du vill ta upp i samtalet? Finns det annat du vill ta upp kring detta?
  1. Ledarskapet/relationen till ledningen: Hur ser ditt behov av stöd ut? Hur tycker du att samarbetet med ledningen fungerar?
  1. Brister i den fysiska arbetsmiljön: Hur upplever du din arbetsplats (där du har ditt skrivbord)?
  1. Andra frågor/teman: Finns det andra frågor som rör ditt arbete som det är angeläget för dig att diskutera?
  1. Andra viktiga förhållanden: Fundera på om det finns andra – exempelvis icke-arbetsrelaterade – omständigheter i din situation som du tycker att din chef bör känna till och som du vill ta upp?

I relation till samtalen är det också bra att uppmärksamma följande dokument, ett om hur arbetstidsfördelningen fungerar – något som många efterfrågat under lång tid och som nu är framtaget, samt en övergripande kompetensutvecklingsplan för lärare.

https://medarbetarportalen.gu.se/digitalAssets/1720/1720086_arbetstidsfordelning-ipkl.pdf

https://medarbetarportalen.gu.se/digitalAssets/1722/1722343_kompetensutvecklingsplan-ipkl.pdf

Professorer kallas till utvecklingssamtal av dekan och jag eller Oskar deltar på dessa samtal. I år kommer vi ha särskilt fokus på aktuella forskningsansökningar.

Väl mött i givande samtal!

/Cecilia

Skapa reda i informationsflödet och IPKL-mötet på måndag

På måndag ses vi på IPKL-möte! Enligt vår planering för vårens möten skulle nästa möte handla om medarbetarskap (och därefter ledarskap och sedan arbetsmiljö). Men vi har justerat lite i planeringen. Vi kommer ägna måndagens möte åt att reda i frågor runt handlingsplanen vi tar fram utifrån riskanalysen med anledning av det ekonomiska läget (för en ganska utförlig beskrivning av budgetläget som jag skrev i höstas, se här).

I november talade vi om ekonomin på IPKL-mötet och sedan inventerade vi risker (se mail från Kristin Martinsson i februari). Dessa risker har vi nu grupperat och bedömt i olika forum (t.ex. i studierektorsgruppen, på IR, i ledningsgruppen osv.). Vi ser att det finns många ”det beror på” till varje risk, varför de kan bedömas som såväl A, B och C (A är en inte så farlig risk, C är en mycket allvarlig risk – det kan t.ex. bero på hur länge man utsätts för en risk). Alla risker pekar mot stress vilket är vårt största ”hot”, något som visat sig såväl i denna riskanalys som tidigare arbetsmiljöenkät och diskussioner med arbetsmiljöombuden.

Vi har landat i tre riskområden utifrån de diskussioner som hittills förts:

  1. Kompetensförsörjning och kompetensutveckling (t.ex. oro för kompetenstapp om vi blir färre medarbetare, risk att kompetensutveckling och forskning inte hinns med eller utförs på fritiden, oro för att snabbt få nya arbetsuppgifter med för lite tid till förberedelser)
  2. Kommunikation och inflytande (t.ex. att roller är oklara, att gränser för arbetsuppgifter är otydliga)
  3. Kursbudgetar (t.ex. merarbete vid neddragning av budgetar och oro för vikande kvalitet)

Det vi vill fokusera på nu är att sortera mellan vad vi kan göra något åt och vad vi bara tillsvidare får försöka förstå. Att de stödkostnaderna för lärarutbildningen som vi betalar centralt är höga är exempel på något vi inte direkt kan påverka. Vi kan däremot trycka på och bevaka att detta uppmärksammas på andra nivåer – vilket också görs, det är t.ex. något som  internrevisionens rapport uppmärksammar (se s. 9 i länkat dokument). En annan faktor vi inte direkt kan göra något åt är att fakultetens basanslag för forskning är lågt, men det är något dekan exempelvis för fram till universitetsledningen. Förra året ledde det till att anslaget utökades något (även om det fortfarande är långt kvar till att täcka allt vi skulle önska). Vad vi tror vi kan påverka är t.ex. våra egna kommunikationsprocesser på institutionen, liksom hur vi organiserar för kompetensutveckling. Några åtgärder ser vi att vi kan göra direkt, men vi vill involvera alla i att utveckla fler åtgärder – därav diskussionspunkterna på måndagens möte. Vi fokuserar då på riskområde 1 och 2 (se ovan) vilka särskilt berör alla medarbetare.

En åtgärd vi nu prövar (kopplat till område 2) är att komplettera bloggen och våra interna webbsidor med ett nyhetsbrev som Malin, vår kommunikatör, kommer att skicka ut varannan vecka. I det är meningen att annonsera nya blogginlägg och nya eller uppdaterade handläggningsordningar, protokoll och annan information som nyligen publicerats. På detta sätt hoppas vi att relevant information säkrare ska nås av berörda medarbetare – utan att vi belastar mailflödet i allt för stor utsträckning.

Här kommer två generella tips från Malin för att orientera sig på webben:

Var hittar jag intern information?

Sådant som är gemensamt för alla på GU hittar du i Medarbetarportalen – en massa bra genvägar finns längst ner på sidan i det svarta fältet:

Söker du den interna information som är fakultetsgemensam eller specifik för IPKL? Genvägar finns då under Profil och inställningar, längst upp till höger i Medarbetarportalen, under ditt namn:

Bästa hälsningar,

Cecilia

 

 

Riskanalysarbete

Vid senaste IPKL-mötet lyftes frågor kring arbetsmiljö och vi berörde den riskanalys som påbörjades i höstas. Riskanalysen är en del av arbetsmiljöarbetet.

Enligt arbetsmiljölagen och framförallt föreskriften om Systematiskt arbetsmiljöarbete ska arbetsgivaren undersöka arbetsförhållanden och bedöma risker kontinuerligt, utifrån t ex

  • arbetsmiljökartläggningar (senast gjorde vi en arbetsmiljöenkät VT18 och denna typ av större enkäter gör vi var tredje år)
  • arbetsmiljöronder (har vi varje vår),
  • utvecklingssamtal (också varje vår) och
  • statistik över anmälningar i GURIA (universitetets risk- och avvikelsehanteringssystem – ni minns, där man som medarbetare ska rapportera t.ex. om man ramlat och skadat sig, om man blivit bestulen eller upptäcker något som bryter mot regler för miljö och hållbarhet).

Riskbedömningar ska också genomföras vid förändringar i verksamheten för att arbetsgivaren ska ha möjlighet att åtgärda och motverka möjliga risker. Riskbedömningen ska genomföras tillsammans med arbetsmiljöombud och eventuellt studentarbetsmiljöombud. Riskbedömningen ska göras skriftligt och mynna ut i en handlingsplan som följs upp kontinuerligt.

En modell för systematisk undersökning av risker.

Vid IPKL-mötet i november påbörjades arbetet med en riskanalys mot bakgrund av institutionens ekonomiska situation och de förändringar som detta kräver. Alla som deltog vid mötet fick möjlighet att i grupper diskutera möjliga arbetsmiljörisker som en konsekvens av förändringarna. Riskerna sammanställdes i den mall för riskbedömning och handlingsplan som universitetet har tagit fram. Information om sammanställda risker lämnades vid Institutionsrådets möte den 4 februari (institutionsrådets minnesanteckningar hittas här) och skickades ut till alla medarbetare vid IPKL den 18 februari. Observera att det alltid finns möjlighet att tillföra risker som inte ryms inom de redan identifierade.

Sammanställningen kommer att uppdateras kontinuerligt och risker eller förbättringsområden kan läggas till allt eftersom. Om du upplever att det saknas någon arbetsmiljörisk i sammanställningen, meddela prefekt eller administrativ chef så förs risken in i dokumentet.

Nu vidtar nästa steg i arbetet med riskanalysen – riskbedömning. Riskbedömningen ska ske i samverkan mellan arbetsgivare, arbetstagare och studenter, för att tillvarata de kunskaper som finns i organisationen och därmed få en så bra kvalitet i riskbedömningen som möjligt. Detta kommer därför att ske i olika sammanhang under våren, t ex i samband med arbetsmiljögruppens möten, i institutionsrådet, ledningsgruppen och övriga befintliga organ vid institutionen. Riskbedömningen ska göras utifrån en bedömning av sannolikhet för att risken ska inträffa och de möjliga konsekvenser som detta medför. Bedömningen ska ge arbetsgivaren möjlighet att prioritera vilka åtgärder som behöver vidtas för att undvika riskerna och skapa en handlingsplan för dessa. Handlingsplanen ska sedan följas upp och åtgärderna kontrolleras.

IPKL-mötet den 27 maj kommer att ägnas helt åt det systematiska arbetsmiljöarbetet och fortsatt diskussion kring riskanalys och handlingsplan. Agendan för mötet kommer till stor del att avgöras av var i arbetet med riskanalysen vi befinner oss, hur långt vi har kommit med de åtgärder som planeras och vad som ligger framför oss.

Här hittar ni kontaktuppgifter till arbetsmiljöombuden! Lyft gärna arbetsmiljöfrågor med dem (som rör riskanalysen eller annat).

 

Aktuell information

Hej alla medarbetare!

Jag vill berätta om några saker som är på gång.

Ann-Charlotte Mårdsjö Olsson tar tjänstledigt på 80% från VT19 och kommer därmed att kliva av sitt studierektorsuppdrag. Fortsättningen är planerad så att uppdraget kommer att utlysas internt men på ett något lägre omfattning. Jag har idag arbetat med en annons för detta som kommer skickas ut inom några dagar.

Canvas: Jag hoppas alla såg mailet från Michael Nilsson om att projektplanen är reviderad. Revideringen går i stort ut på att vi ägnar våren åt noggrannare planering för införandet inom lärarprogrammen. Några kurser kommer dock att starta och det är där lärare särskilt önskat detta (bl.a. examensarbetskurser som nu läggs upp i en ny struktur baserad på Canvas).

I veckan har jag och Lena Wendt (studievägledare) och Heléne Engberg (handläggare på fakulteten) haft möte med Göteborgsregionens branschråd för förskolefrågor. En lägesrapport från fältet gav att 1500 förskollärare och lika många barnskötare behöver anställas per år fram till 2026 i regionens 14 kommuner. Behovet är alltså enormt! För att tackla problemen föreslår branschrådet nya yrkeskategorier såsom förskolebiträde och kvalificerad förskolepedagog (arbetsnamn). Situationen är problematisk på många sätt. På IPKL är det nu en prioriterad fråga att samverka med fältet om att utbilda så många yrkesverksamma barnskötare som möjligt – till förskollärare (vi planerar inte bidra till utbildning av yrkeskategorin ”förskolepedagoger”). Vi öppnar som tidigare meddelats FörY från vårterminen och fortsatt dialog kommer att krävas för att möta frågor om validering och anpassning av upplägg för de yrkesverksamma. För detta arbete kommer vi internt söka en projektledare.

På IPKL-mötet på måndag kommer det bli information om budgetläget. Se tidigare blogginlägg här där jag ganska utförligt beskriver konsekvenserna av det som nu är på gång. Läs gärna detta innan mötet! Även ett tidigare inlägg om OH inom forskning från förra året kan vara bra att fräscha upp. Tendensen är att kostnadsbasen minskar ytterligare i år och därför riskerar vi en ännu högre OH, men vi (Mai) gör nu allt vi kan för att fördela kostnader på ett så gynnsamt sätt som möjligt. Formen på mötet tänker vi oss så att jag först kommer att ge lite aktuell information om diverse, därefter information om budget och sedan bjuder vi in till diskussion om arbetsmiljöfrågor inför nästa år. Vi har i HP/VP skrivit att vi ska göra en riskanalys med anledning av minskade prislappar inom utbildning och diskussionen blir lite utav ett startskott på det arbetet. Kristin Martinsson håller i detta.

Oskar Lindwall leder arbetet med att skriva självvärderingen inom forskningsutvärderingen Red19. Idag har det hållits ett docent- och professorsmöte kring detta. Igår var det platsbesök för utvärderingen av IT-mastern och idag möte kring utvärdering av forskarutbildningsämnet Barn- och ungdomsvetenskap. Det är många utvärderingar i år!

Just nu är Cecilia Björck (viceprefekt arbetsmiljö) och Birgitta Roos Haraldsson (studierektor uppdrag) sjukskrivna. Cecilia är tillbaka den 11 december – via mailens autosvar finner ni hänvisning vart ni kan vända er mer med olika frågor som kan uppkomma under tiden. Birgitta börjar nu så smått arbeta igen, en del hemifrån, men hon nås via mail.

 

Arbetsgång på IPKL vid misstanke om plagiat är uppdaterad från 30 oktober. Ni finner den här.

Vänliga hälsningar från prefekten!