Kategori: Okategoriserade

Gott nytt år bästa IPKL-medarbetare

Hoppas ni haft det bra under helgerna. Nu är det nytt år och nya tag. Vi går mot ljusare tider, och det är skönt, men det är några veckor kvar innan ljuset återvänder på riktigt. Därför vill jag uppmuntra/utmana er att ta hand om er så gott det går nu denna första tuffa period! Om du vill (och inte tycker detta är för tramsigt, för det är det kanske? ;-)) så sätt ett kryss för varje sak i detta friskvårdsbingo som du har gjort. När hela ”brickan” är fylld så skicka ett mail till mig med rubriken bingo, så får vi något att le lite åt. Ok? Bara för de som vill självklart! (Och om du inte föredrar dessa alternativ går det bra att hitta på egna.)

Lycka till med alla examinationer nu, och program- och kursstarter! Och allt annat! Själv kör jag igång med lönesamtal och många av oss ses då. Sedan har vi IPKL-möte den 25 januari.

Gott-nytt-år-hälsning från

prefekten

Vi har haft annonser ute för studierektorer inför nästa år, och nu är dessa processer klara. Följande medarbetare hälsar vi välkomna i rollen som studierektor från 1 januari:

• Anne Algers, studierektor för uppdrag och samverkan
• Zvezdan Memedov, studierektor för VFU i grundlärarprogrammet -fritidshem
• Annika Åkerblom, studierektor för HFU i förskollärarprogrammet (ett uppdrag som nu kommer att delas med Solveig Sotevik som är kvar, men på en lägre procent)

Lycka till med era uppdrag!

/Cecilia

Ja, så är det, alla måste rapportera bisysslor, antingen man har det eller ej. Detta görs i primula. Det följs upp centralt hur vi ligger till på denna punkt, och just nu ligger vi inte bra till. Vi har skrivit i nyhetsbrevet, vi har det i årshjulet, sagt på IPKL-möte osv., men det är så otroligt lätt att glömma – jag vet! Idag har Kristin skickat ut 70 (!!) individuella påminnelser. Det kommer komma påminnelser ända tills alla har rapporterat, så – låt oss alla rapportera våra eventuella bisysslor IDAG (jag har faktiskt redan gjort det den här gången :-)).

Igår på mötet så gick vi igenom arbetsmiljöenkätens resultat (resultatet har också presenterats i en text som gick ut innan mötet på mail och via teams). Vi diskuterade resultatet i grupper där ca 50 medarbetare deltog. De 10 grupperna fick peka ut tre områden som ska vara särskilt prioriterade i det fortsatta arbetsmiljöarbetet. Vi samlade ihop diskussionerna genom att använda poll-funktionen i zoom (en form av omröstning). Såhär blev slutsatsen:

Prioritera att utveckla dessa (svagheter)

• Konflikt mellan arbete och fritid (7)
• Stress (6)
• Inflytande och delaktighet (4)

Andra områden som nämndes av 1-3 grupper var kontroll i arbetet (3), meningsfullt arbetsinnehåll (1), inre motivation (2), rollklarhet (2), stöd från chef/ledning (2), tydliga förväntningar (1), gemenskap på arbetsplatsen (1), inititiatv och asvar mellan kollegor (1), tillhörighet till arbetsplatsen (2).

Områden vi särskilt vill värna (styrkor)

• Gemenskap på arbetsplatsen (11)
• Respektfullt arbetsklimat (5)
• Tillhörighet till arbetsplatsen (5)

Här förkom också kontroll i arbetet (2), meningsfullt arbetsinnehåll (4), inre motivation (2), rollklarhet (2), frånvaro av rollkonflikter (1), frånvaro av stress (3), stöd från chef/ledning (1), inflytande och delaktighet (1), initiativ och ansvar mellan kollegor (2), frånvaro av personkonflikter (1), utvecklingskultur (1).

Nu vet vi alltså vad vi vill jobba med. Återstår att diskutera hur. Diskussionen kommer nu att fortsätta i våra olika organ och sedan komma tillbaka till IPKL-mötet i form av förslag på strategier. Observera att TA-gruppen har ett eget resultat i och med att vi valde att beställa sammanfattningen på detta vis. På vissa punkter skiljer sig resultaten åt mellan lärare/forskare och teknisk/administrativ personal. TA-gruppen kommer att ha ett särskilt möte med genomgång av sitt specifika resultat. Vi kommer också att lyfta resultaten på fakultetsnivå. Se alltså arbetet som i process.

Vidare så vill jag uppmärksamma alla på att Zeljko Ergic som var med på vårt möte och diskuterade eposthaveriet har skickat svar på allt som skrevs i chatten. Detta finns sparat i ett dokument som ni hittar i Teams – Teamsytan IPKL-alla – Filer – ”Svar i chatten”. Gå gärna in där, särskilt ni som skrev en fråga och tyckte att ni inte fick svar i mötet, men även ni andra som såg en fråga ni också ville ha svar på.

Tack för alla inspel igår!

Just nu är det många som funderar kring lektorsutlysningarna som vi har ute i det strategiska programmet och schemaläggningsprocessen inför våren. Det är inte lätt att svara helt distinkt på någon av dessa frågor men jag försöker:

• Schemaprocessen inför våren är beroende av (1) vilket inriktningsbeslut rektor kommer att fatta i november angående hemarbete och distansundervisning efter årsskiftet. Mycket tyder på att det blir en liknande situation som nu, men med stegvis tillbakagång, t.ex. genom att det öppnas upp för fler undantag. (2) Vilken process som vi på fakulteten kommer överens om. Michael Sagerström som vi känner som lokalsamordnare är på gång med en processgång som ska diskuteras på prefektrådet den 13 oktober. Frågor som diskuteras är t.ex. om lokaler ska in i TimeEdit för att sedan tas bort om det behövs, eller om vi gör tvärt om, att vi avvaktar med att lägga lokaler tills vi vet förutsättningarna. Mitt råd (obs, alltså inte ett beslut eller en tagen policy) är att om du är i planeringstagen redan nu för våren så tänk distans i kursperiod 1 och 2, men ha i åtanke att det kan bli möjligt att vara mer på campus. Alternativt, invänta den fastlagda instruktionen som borde komma om en dryg vecka, senast om två.
• För att fatta beslut om vilka som kommer att anställas på de tre lektorstjänster vi har ute behöver vi två sakkunnigutlåtanden för varje tjänst. Vi har än så länge fått ett (av totalt sex) och det gällde tjänsten med inriktning mot matematik/naturvetenskap. När vi fått in utlåtandena kommer jag att ta ärendena till lärarförslagsnämnden. Efter det blir det intervjuer med de som är i tätgrupp och sedan ännu ett möte med lärarförslagsnämnden – sedan beslut om anställning. Min gissning är att vi är igenom denna process i slutet av november, men detta bygger på att de sakkunniga inte blir försenade, vilket inte är helt osannolikt. Deadline var satt till omkring nu.

Någon kanske också undrar om utlysningen om förstärkt forskningstid (200 timmar). Det var 11 lektorer som sökte denna gång och dessa ansökningar har vi precis skickat iväg till Mikael Alexandersson som är sakkunnig. Beslut bör kunna fattas inom en månad.

Vad har vi mer för frågor i luften? Eposten självklart! Vi har nu fått uppgifter om att ca 50 IPKL-konton fortfarande inte fungerar. Vi i ledningsgruppen gör nu en inventering av vilka de ännu drabbade är och försäkrar oss om att dessa medarbetare har fått grepp om Teams (och därmed går att nås genom digital kommunikation). Om inte kommer vi försöka ta kontakt på annat sätt och se vilken support som behövs. Vi diskuterar också fakultetsgemensamt på om och hur vi ska undersöka skadeverkningarna av det som skett. Det blir också en haverikommission/revision på GU. Denna är nu beställd av GU:s styrelseordförande.

Här är kallelse till IPKL-mötet om någon tappat bort det på Teams eller mail: https://medarbetarportalen.gu.se/internt-ipkl/motestider/protokoll_ipkl/

Vi ses på måndag!

/Cecilia

Hej alla tappra!

Igår hade vi Rektors strategimöte där dekaner och prefekter från GU samlas. Då var IT-chefen Sören Ehrnberg inbjuden och gav en uppdatering. Detta var vad han berättade:

• Nu arbetas det på att säkra den data som går att få tag på bland de kraschade diskarna och på användares datorer
• Det startas konton på nytt om data från kontot har lagrats (det finns en automatiserad process för detta för så kallade GDA-datorer, dvs. de som är centralt hanterade, övriga datorer kräver support och stöd och detta tar relativt lång tid, det upprättas prioriteringsordningar för vilka som får hjälp först, t.ex. konton för de som inte är aktiva vid GU nu kan hamna längre bak i kön etc.) Så tips är att ”göra ingenting”, invänta kontakt från IT.
• IT-enheten har valt att inte starta upp konton när man inte vet om data är säkrad, för då är risk att den inte kommer gå att återskapa
• Alla diskar i den låsta delen av systemet är hos ett expertlabb där det verkar gå bra just nu att få fram allt som gått förlorat, men allt kommer inte gå att rädda!
• Av de centralt styrda s.k., GDA-datorerna är 1500 datorer nu säkerhetskopierade och återskapning av e-postlådor pågår, liksom funktionsbrevlådor som börjat komma igång igen. Om funktionsbrevlådor inte kräver historik (tillgång till gamla ärenden som skickats in) kan de startas direkt.
• All inkommande mail har loggats, men det är en svåröverskådlig datamängd då övervägande majoritet är spam.
• GU hanterar detta som en kris. Revision kommer att göras.
• FAQ har skapats: Läs här.
• Mail som skickats till medarbetare med konton som varit ur funktion under de senaste två veckorna till övervägande del INTE kommer att levereras. Avsändare internt behöver försäkra sig om att mail kommit fram och/eller skicka igen när de flestas konton kommer igång igen (om man inte meddelat sig på annat sätt). Medarbetare som varit av med sin epost kan behöva försöka ta kontakt med externa personer/parter där man väntat sig kommunikation (eller genom meddelande i sina nätverk) att eposten varit ur funktion under dessa två veckor och att eventuell epost inte kommit fram, men att det nu fungerar igen.

Arbetsmiljömässigt är detta som en kalldusch. Det är väl allt man kan säga nu i det akuta läget – vi får analysera situationen mer längre fram. Och så får vi på ett pragmatiskt sätt fortsätta försöka lösa olika kontaktproblem. Teams är till viss hjälp.

Hälsningar,

Cecilia

EDIT: Tips är att INTE själv jobba med säkerhetskopiering eller liknande nu. Invänta hjälp. FAQ på medarbetarportalen innehåller vad jag kan se alla frågor som även cirkulerat hos oss, så kika gärna på den!

Med anledning av en fråga som kom upp på det snabbt påkallade IPKL-mötet imorse har Birgitta skapat en instruktion över hur man kan arkivera sin epost. Den finns nu publicerad här.

Läs gärna också på medarbetarportalen om samarbetsverktyget Teams, länk här.

Såhär står det bland annat:

Viktig information 200922 
Eftersom många inte kan använda mailfunktionen för närvarande rekommenderas att använda chatfunktionen i Teams i stället. Där kan du söka upp andra medarbetare för att chatta, dela filer och ringa ljud- och videosamtal. Observera att man inte behöver beställa en samarbetsyta för att använda Teams chatfunktion. Teams är förinstallerat på de allra flesta GU-datorer. Du loggar in med ditt x-konto och lösenord. Om du inte har Teams, se information nedan under rubriken Teams på din dator.

Teams kan användas för möten och chat med personer även utanför Göteborgs universitet, om den externa organisationen har öppnat upp sin Teamsmiljö för externt samarbete.

/Cecilia

Tack alla ni som deltog i dagens extrainsatta morgonmöte. Jag förstår om alla inte hade nåtts av informationen om mötet. Vi lade ut den på IPKL:s interna sidor, här på bloggen och i Teams IPKL-alla grupp under måndagen. Det var mycket kort varsel. Vi gjorde så för att ha möjlighet att snabbt kunna utbyta erfarenheter. Återigen viktigt att påminna om att det är bara ungefär hälften av GU:s medarbetare som kan skicka och ta emot mail just nu. T.ex. jag kan inte ta emot mail, så har ni skickat något sedan i fredags morse har jag inte sett det. Det gäller även inbjudan till zoommöten!

En fråga på mötet uppstod om det var möjligt att skjuta på sista datum att ansöka om förstärkt forskningstid i tjänsten med anledning av problemen som skapats i och med eposthaveriet. Vi beslöt att förlänga ansökningstiden till den 2 oktober. Ny sista dag att söka är alltså 2 oktober! Om mailen inte fungerar då heller så får ansökan skickas i ett meddelande (chat) till Kristin Martinsson via Teams.

Vi sa också vid mötet att om det är viktig info jag har till hela institutionen den närmsta veckan så lägger jag den både här i bloggen och i Teams på IPKL-alla-sidan i hopp om att den nås av så många som möjligt. Vid mötet gav Birgitta oss en snabbkurs i Teams. Detta verktyg kan användas för att skicka meddelanden och även filer via chat-funktionen, förutom att man kan skapa samarbetsytor för olika grupper. Om ni inte varit inne Teams ännu så passa på att prova nu.

Vänliga hälsningar från Cecilia