Ledningsbloggen IPKL

Hej alla tappra!

Igår hade vi Rektors strategimöte där dekaner och prefekter från GU samlas. Då var IT-chefen Sören Ehrnberg inbjuden och gav en uppdatering. Detta var vad han berättade:

• Nu arbetas det på att säkra den data som går att få tag på bland de kraschade diskarna och på användares datorer
• Det startas konton på nytt om data från kontot har lagrats (det finns en automatiserad process för detta för så kallade GDA-datorer, dvs. de som är centralt hanterade, övriga datorer kräver support och stöd och detta tar relativt lång tid, det upprättas prioriteringsordningar för vilka som får hjälp först, t.ex. konton för de som inte är aktiva vid GU nu kan hamna längre bak i kön etc.) Så tips är att ”göra ingenting”, invänta kontakt från IT.
• IT-enheten har valt att inte starta upp konton när man inte vet om data är säkrad, för då är risk att den inte kommer gå att återskapa
• Alla diskar i den låsta delen av systemet är hos ett expertlabb där det verkar gå bra just nu att få fram allt som gått förlorat, men allt kommer inte gå att rädda!
• Av de centralt styrda s.k., GDA-datorerna är 1500 datorer nu säkerhetskopierade och återskapning av e-postlådor pågår, liksom funktionsbrevlådor som börjat komma igång igen. Om funktionsbrevlådor inte kräver historik (tillgång till gamla ärenden som skickats in) kan de startas direkt.
• All inkommande mail har loggats, men det är en svåröverskådlig datamängd då övervägande majoritet är spam.
• GU hanterar detta som en kris. Revision kommer att göras.
• FAQ har skapats: Läs här.
• Mail som skickats till medarbetare med konton som varit ur funktion under de senaste två veckorna till övervägande del INTE kommer att levereras. Avsändare internt behöver försäkra sig om att mail kommit fram och/eller skicka igen när de flestas konton kommer igång igen (om man inte meddelat sig på annat sätt). Medarbetare som varit av med sin epost kan behöva försöka ta kontakt med externa personer/parter där man väntat sig kommunikation (eller genom meddelande i sina nätverk) att eposten varit ur funktion under dessa två veckor och att eventuell epost inte kommit fram, men att det nu fungerar igen.

Arbetsmiljömässigt är detta som en kalldusch. Det är väl allt man kan säga nu i det akuta läget – vi får analysera situationen mer längre fram. Och så får vi på ett pragmatiskt sätt fortsätta försöka lösa olika kontaktproblem. Teams är till viss hjälp.

Hälsningar,

Cecilia

EDIT: Tips är att INTE själv jobba med säkerhetskopiering eller liknande nu. Invänta hjälp. FAQ på medarbetarportalen innehåller vad jag kan se alla frågor som även cirkulerat hos oss, så kika gärna på den!

Med anledning av en fråga som kom upp på det snabbt påkallade IPKL-mötet imorse har Birgitta skapat en instruktion över hur man kan arkivera sin epost. Den finns nu publicerad här.

Läs gärna också på medarbetarportalen om samarbetsverktyget Teams, länk här.

Såhär står det bland annat:

Viktig information 200922 
Eftersom många inte kan använda mailfunktionen för närvarande rekommenderas att använda chatfunktionen i Teams i stället. Där kan du söka upp andra medarbetare för att chatta, dela filer och ringa ljud- och videosamtal. Observera att man inte behöver beställa en samarbetsyta för att använda Teams chatfunktion. Teams är förinstallerat på de allra flesta GU-datorer. Du loggar in med ditt x-konto och lösenord. Om du inte har Teams, se information nedan under rubriken Teams på din dator.

Teams kan användas för möten och chat med personer även utanför Göteborgs universitet, om den externa organisationen har öppnat upp sin Teamsmiljö för externt samarbete.

/Cecilia

Tack alla ni som deltog i dagens extrainsatta morgonmöte. Jag förstår om alla inte hade nåtts av informationen om mötet. Vi lade ut den på IPKL:s interna sidor, här på bloggen och i Teams IPKL-alla grupp under måndagen. Det var mycket kort varsel. Vi gjorde så för att ha möjlighet att snabbt kunna utbyta erfarenheter. Återigen viktigt att påminna om att det är bara ungefär hälften av GU:s medarbetare som kan skicka och ta emot mail just nu. T.ex. jag kan inte ta emot mail, så har ni skickat något sedan i fredags morse har jag inte sett det. Det gäller även inbjudan till zoommöten!

En fråga på mötet uppstod om det var möjligt att skjuta på sista datum att ansöka om förstärkt forskningstid i tjänsten med anledning av problemen som skapats i och med eposthaveriet. Vi beslöt att förlänga ansökningstiden till den 2 oktober. Ny sista dag att söka är alltså 2 oktober! Om mailen inte fungerar då heller så får ansökan skickas i ett meddelande (chat) till Kristin Martinsson via Teams.

Vi sa också vid mötet att om det är viktig info jag har till hela institutionen den närmsta veckan så lägger jag den både här i bloggen och i Teams på IPKL-alla-sidan i hopp om att den nås av så många som möjligt. Vid mötet gav Birgitta oss en snabbkurs i Teams. Detta verktyg kan användas för att skicka meddelanden och även filer via chat-funktionen, förutom att man kan skapa samarbetsytor för olika grupper. Om ni inte varit inne Teams ännu så passa på att prova nu.

Vänliga hälsningar från Cecilia

Fjärde dygnet utan epost och frustrationen fortsätter. Efter de diskussioner och den information jag tagit del av hittills idag så är det några saker som är viktiga att tänka på:

• En del har epost – andra inte, så även när ens eget konto kommit igång så vet man inte vilka internt som nås av de man själv skickar
• ”Symptomen” verkar variera – från att inte kunna se något gammalt i inkorgen till att inte kunna ta emot det som skickats sedan i fredags.
• Canvas fungerar! Kommunicera inom kurslag och med studenter via Canvas.
• Zoom fungerar, men nya mötesinbjudningar når inte fram. Det går dock att skicka meddelanden inom Zoom. Så ett tips är att ha Zoom som program igång.
• Alla, så när som på ev. något undantag, inom TA ska nu ha fått mobiltelefoner. Vi jobbar på att se till att kontaktuppgifter i Canvas är uppdaterade så att t.ex. studieadministratörer kan nås av studenter via telefon.
• Teams fungerar! Ni som redan är bekanta med detta system och ingår i samarbeten där, här kan man kommunicera och dela dokument på allehanda vis.
• Försök ta en dag i taget. Det är svårt att tänka framåt med så knapphändig information. Vad är mest akut att lösa idag och hur kan vi göra det? Annat får vänta. Jag förstår att detta är stressande, men vi får hjälpas åt att hantera de problem som uppstår. Vi i det här fallet är ju hela GU som står med samma problem.

Vi tar ett extrainsatt möte för hela IPKL tisdag den 22 september kl 8:30 i syfte att informera om det vi vet då samt samla upp frågor från er alla!

Länk till mötet hittar ni på interna sidor, se här. Sprid gärna vidare till alla kollegor du har kontakt med.

/Cecilia

Hallå därute!

I fredags togs utmaningen med distansarbete till en ny nivå när mailen plötsligt slutade fungera. Informationen är knapphändig, men vad jag förstår arbetar IT-avdelningen och Microsoft dygnet runt med att försöka åtgärda problemet (enligt sms från GU:s säkerhetschef i helgen) och det är inte säkert att problemet är löst på måndag. Vad jag förstår har några fått tillbaka funktionaliteten, men jag är inte en av dem. Om ni behöver nå mig akut så använd telefon:

Säkrast genom sms: Tel 0766-183272

Det går också bra att ringa upp i zoom!

Jag hade ett mail som skulle gått iväg i fredags till er kursledare som startar kurser i period 3 och 4. I våras lades scheman för dessa kurser på campus, men som bekant är det nu distansundervisning som gäller året ut. Nu kommer lokalerna att plockas bort ur TimeEdit. Har ni något moment i kursen som faller inom undantag från distansundervisning (en form av examination, gestaltande moment, workshop/lab etc.) så behöver vi få in önskemål om dessa tillfällen nu.

Följande info behövs:

• Vecka, datum, tid
• Kurs
• Moment/undervisningstyp
• Antal studenter per grupp och pass
• Lokal
• Kursansvarig
• Kommentar/övrigt

2 oktober är deadline för Kristin och mig att skicka detta till fakulteten och 9 oktober senast ska lokalbokningarna av campusservice vara klara. Det betyder att jag behöver denna info från er senast 1 oktober. Är ni osäkra om prioriteringar av campusförlagda moment så får ni gärna kontakta mig så kan vi diskutera tillsammans!

Jag meddelar så fort jag vet något mer om eposten! I väntan på den så skriver jag här på bloggen. Följ också uppdateringar på medarbetarportalen.

/Cecilia