Ledningsbloggen IPKL

En fråga som diskuterats på IPKL och på fakulteten ett par års tid nu är om det vore välbehövligt att ta fram en policy för hur vi hanterar digital kommunikation. När jag först blev involverad i frågan var hösten 2017 då Lokala arbetsmiljökommittén ordnade en kompetensutbildningsdag om organisatorisk och social arbetsmiljö (nämndes på bloggen här). På vår uppstartsdag i augusti 2018, när vi hade en föreläsare från psykologiska institutionen som talade om digital arbetsmiljö, framkom behov av ökad medvetenhet kring eposthantering som ett utvecklingsbehov (se anteckningar från gruppdiskussion nedan). Vi har sedan haft som mål att se över rutiner för kommunikation i handlings- och verksamhetsplanen, och nu i handlingsplan utifrån riskanalysen vi gjorde i våras. Snabbt visar sig problem med att försöka formulera generella principer för hur, och kanske framförallt när, epost bör skickas. Vi diskuterade frågan senast på IR:s första möte nu i höst. Exempelvis är det svårt att sätta upp riktlinjer för när epost får skickas eftersom en del arbetar med kollegor i andra tidszoner, och en del handleder studenter på distansutbildningar och kvällskurser. 

Utan att framställa detta som regler, vill jag dela några personliga tankar som jag själv försöker hålla mig till när det gäller epost. Detta är alltså mina egna reflektioner. Vilka är dina?

• Skicka endast epost under kontorstid. För oss som har förtroendearbetstid (notera att det inte gäller alla medarbetare på IPKL), kan det ses som en möjlighet att arbeta på kvällar och helger ibland. Men obs, vi ska inte arbeta extra på helgen, det är ett tillfälle att ta igen en dag man gått hem tidigare t.ex., eller något som kan ske under en mer intensiv period för att sedan följas av en lugnare period. Om man någon gång tar till helgen för arbete kan det vara skönt att veta att ”trafiken” i övrigt står stilla under denna tid; att få förbereda sig för något i lugn och ro, att skriva, eller kanske läsa examinationsuppgifter – utan att det samtidigt trillar in nya frågor eller ny information. Ge dina studenter och kollegor möjlighet att ”vara i fred” under helgen – använd istället ”skicka senare”-funktionen om du ändå vill skriva dina meddelanden utanför kontorstid. Notera att det kan upplevas stressande för andra att se kollegor som arbetar på udda tider, t.ex. sent på kvällen. Låt mailen gå iväg nästa dag.
• Använd autosvar när du är sjuk, ledig eller av annan anledning inte är nåbar under en period. Detta är både viktigt för dig själv, men även för andra som då vet att de inte kan förvänta sig svar inom en viss tid.
• Skriv bara sådant på eposten som du är beredd på att vem som helst kan läsa. Det finns många sätt som epost kan spridas; epost kan alltid begäras ut (förr eller senare), epost kan oavsiktligt skickas till andra än vad som var tänkt (av dig själv eller av någon annan som råkar lägga cc till någon du inte tänkt eller liknande), och epost kan finnas öppen på din mottagares skärm så att andra kan läsa den, t.ex. i kollektivtrafiken eller i hemmet. Självklart ska man alltid uttrycka sig trevligt, men på epost också i en officiell ton.
• Skriv bara till de som verkligen behöver nås i aktuell fråga, lägg inte cc i onödan. Många av oss medarbetare får väldigt många meddelanden varje dag, särskilt om man är kopplad till en funktionsmail som t.ex. studierektorer, ledningsgrupp, prefekt osv.. Därför är det bra att tydligt adressera vem man förväntar sig ett svar av, och vilka som bara får frågan eller informationen för kännedom. Samtidigt är epost kanske den viktigaste och mest funktionella kommunikationskanalen. Med inbokade programpunkter och resor är telefon ofta svårt för spontana frågor, även att bara försöka hitta någon på arbetsrummet. Har inte svar kommit på eposten inom tre dagar på en fråga som kräver (snabbt) svar är det fullt rimligt och välkommet att skicka en påminnelse. 
• Låt eposten vila under möten. Jag tycker det är naturligt att inte vara nåbar för andra frågor än de som är under ett möte när mötet pågår, på samma sätt är det naturligt att stänga av eposten under andra arbetspass. Jag håller mig inte alltid till detta, men jag försöker! Exempelvis: läs och skriv i 3 timmar, läs epost i 30 minuter (istället för att läsa alla meddelanden i den takt de kommer, och på det viset bli avbruten i det egna arbetet). Prova att stänga av nätverket på datorn under arbetspass när du inte vill bli avbruten, precis som det kan vara skönt att stänga dörren om sig ibland eller stänga av ljudet på telefonen.

Även om vi inte har en generell epostpolicy kan det vara idé att kommunicera om hur vi vill nå varandra inom kurslag, med en studentgrupp eller i ett forskningsprojekt. Skulle du vara hjälpt i din arbetssituation av att svara på epost från studenter endast under vissa dagar eller tider? Diskutera detta med studenterna och se vad ni kan komma fram till som rimligt utifrån aktuella förutsättningar.

Dessa punkter noterades i gruppdiskussion på IPKL:s uppstartsdag 21 augusti 2018 på temat en eventuell epostpolicy:

• Policy att chefer (och gärna alla) skickar mail under normal arbetstid, 8-17 på vardagar.
• Vara noga med till vilka man skickar mail, inga massutskick.
• Inte skicka en hel mailkonversation utan endast det i mailet som berör personen jag skickar det till. 
• Endast arbetsrelaterad mail bör skickas som ”alla-mail”, inte mail av typen ”jag säljer tomatplantor” och liknande. 
• Uteslutande använda Doodle för mötesbokning, inte boka möten via mail.
• Om man inte svarar/kollar av PiM så ska man hänvisa till att man bara svarar på mail. 
• Om det är en enkel fråga, svara dina kollegor inom rimlig tid, 2-3 dagar. 
• Olika flöden (behov av olika policy)
  • Ledning/linje
  • Studenter
  • Kollegor/arbetslag
  • Övrigt (organisationer/internationellt)
• Myndighetsutövning – vad skrivs/hur snabbt? När ska det sekretessbeläggas? Vilken information kan ges ut?
• Skapa policy för studenter, inkludera studentrepresentant.
• Krav, normer och regler
• Vad kan förväntas av lärare? Vett och etikett, vad svarar vi på som lärare?
• Kalenderfunktionen fungerar inte som den ska.
• När ska cc användas?
• Vem ansvarar för att styra informationsflöden? På vilket sätt görs det bäst?
• Skillnader mellan att maila ”i linjen” under helg och semester och att maila t ex forskare. 
• När måste vi vara närvarande och hur gör vi när vi inte kan vara det (i relation till t ex myndighetsutövning)?

Såhär ser skicka-senare-funktionen ut på min dator

/Cecilia

Jag påminner om det vi behöver stämma av kring varje höst vid denna tid:

1. Rapportera bisysslor (se mailutskick om detta – gäller samtliga medarbetare)
2. Löneenkät: 13 september är sista dag att skicka in enkät och sedan rullar lönesamtal igång (om man inte vill ha samtal går det ändå bra att lämna underlag i form av enkäten).
3. Tjänsteplanering till facket (medarbetare med läraranställning): 10 september kommer vi att skicka ut enkäten där du som medarbetare ska gå in i retendo och godkänna den planering som ligger. Senaste svarsdag kommer att vara den 19 september. Tips – gå gärna in redan nu och kolla! Stäm av med bemannande studierektor om du ser något som inte stämmer, fråga gärna Anne Bivall. Annika Edenholm som ansvarar för bemanningen av många lärare kommer att göra en operation och vara sjukskriven från den 11 september, därför försöker hon göra klart så mycket hon bara kan innan dess. Alltså, börja gärna kika på planeringen som ligger redan nu.

Ibland uppstår frågor om övertid, vet vi av erfarenhet, och målet är att ingen ska behöva ligga på övertid! Det kan vara svårt att navigera i detta när många uppdrag från olika håll trycker på. Därför har vi under två års tid arbetat med det här dokumentet. Vi har haft det uppe i IR, med de fackliga organisationerna och i medarbetarsamtal under våren. Här har vi lagt fast en schablonmässig prioritering. Ur dokumentet:

Den anslagsfinansierade forskningstiden är fast och den bidragsfinansierade rörlig. Den anslagsfinansierade forskningstiden påverkas inte av den bidragsfinansierade såvida den inte leder till att forskaren får övertid. Den anslagsfinansierade forskningstiden kan inte överföras från ett år till ett annat. Här prioriteras inom tjänsteplaneringen i följande ordning:

1. Externfinansierade uppdrag
2. Ledningsuppdrag
3. Medverkan i forskarutbildning
4. Medverkan i grundutbildning om minst 5%
5. Villkorad forskningstid (dvs. den anslagsfinansierade forskningstiden sk. docent- och professorstid)

Forskare som erhåller externa medel (bidragsforskning) tilldelas forskningstid enligt överenskommelsen i det externa avtalet. Denna forskningstid kan, till skillnad från den anslagsfinansierade forskningstiden, förskjutas från ett år till nästa i den mån bidragsgivaren tillåter.

Det betyder att i de fall då docenter och professorer har mycket externa projekt kan de under en termin tillfälligt behöva ha mindre anslagsfinansierad tid. Denna kan alltså inte flyttas fram som övertid som tas ut i komptid en annan termin. Projekttid kan däremot ofta justeras mellan terminer.

Övertid har varit ett problem för IPKL under lång tid, men vi går åt rätt håll. Vid ingången till 2018 låg vår övertidsskuld på 1,4 miljoner och nu ligger den runt 0,6 miljoner. Vi (på institutionen, men även på fakulteten och vid hela GU) har som bekant också problem med stress, och det är viktigt att det inte bara är tid som dras ner i förekommande fall, utan också arbetsuppgifter – i såväl mängd och omfång. I en arbetssituation som vår kan uppgifter lätt uppfattas som gränslösa – men vi får hjälpas åt att prioritera och prata om detta. Tala gärna med din tjänsteansvarig, med studierektor, med mig, eller om det specifikt gäller forskning med viceprefekt för forskning. På IR på måndag tar vi också arbetet vidare med handlingsplanen för arbetsmiljö (riskanalysen) som vi tog fram under våren där frågor om stress och arbetsuppgifter är centralt. Målet är att alla ska ha en rimlig situation och nå balans mellan arbete och fritid – något vi gemensamt fann som prioriterat efter arbetsmiljöenkäten vi gjorde förra våren.

/Cecilia