Ledningsbloggen IPKL

På måndag ses vi på IPKL-möte! Enligt vår planering för vårens möten skulle nästa möte handla om medarbetarskap (och därefter ledarskap och sedan arbetsmiljö). Men vi har justerat lite i planeringen. Vi kommer ägna måndagens möte åt att reda i frågor runt handlingsplanen vi tar fram utifrån riskanalysen med anledning av det ekonomiska läget (för en ganska utförlig beskrivning av budgetläget som jag skrev i höstas, se här).

I november talade vi om ekonomin på IPKL-mötet och sedan inventerade vi risker (se mail från Kristin Martinsson i februari). Dessa risker har vi nu grupperat och bedömt i olika forum (t.ex. i studierektorsgruppen, på IR, i ledningsgruppen osv.). Vi ser att det finns många ”det beror på” till varje risk, varför de kan bedömas som såväl A, B och C (A är en inte så farlig risk, C är en mycket allvarlig risk – det kan t.ex. bero på hur länge man utsätts för en risk). Alla risker pekar mot stress vilket är vårt största ”hot”, något som visat sig såväl i denna riskanalys som tidigare arbetsmiljöenkät och diskussioner med arbetsmiljöombuden.

Vi har landat i tre riskområden utifrån de diskussioner som hittills förts:

1. Kompetensförsörjning och kompetensutveckling (t.ex. oro för kompetenstapp om vi blir färre medarbetare, risk att kompetensutveckling och forskning inte hinns med eller utförs på fritiden, oro för att snabbt få nya arbetsuppgifter med för lite tid till förberedelser)
2. Kommunikation och inflytande (t.ex. att roller är oklara, att gränser för arbetsuppgifter är otydliga)
3. Kursbudgetar (t.ex. merarbete vid neddragning av budgetar och oro för vikande kvalitet)

Det vi vill fokusera på nu är att sortera mellan vad vi kan göra något åt och vad vi bara tillsvidare får försöka förstå. Att de stödkostnaderna för lärarutbildningen som vi betalar centralt är höga är exempel på något vi inte direkt kan påverka. Vi kan däremot trycka på och bevaka att detta uppmärksammas på andra nivåer – vilket också görs, det är t.ex. något som  internrevisionens rapport uppmärksammar (se s. 9 i länkat dokument). En annan faktor vi inte direkt kan göra något åt är att fakultetens basanslag för forskning är lågt, men det är något dekan exempelvis för fram till universitetsledningen. Förra året ledde det till att anslaget utökades något (även om det fortfarande är långt kvar till att täcka allt vi skulle önska). Vad vi tror vi kan påverka är t.ex. våra egna kommunikationsprocesser på institutionen, liksom hur vi organiserar för kompetensutveckling. Några åtgärder ser vi att vi kan göra direkt, men vi vill involvera alla i att utveckla fler åtgärder – därav diskussionspunkterna på måndagens möte. Vi fokuserar då på riskområde 1 och 2 (se ovan) vilka särskilt berör alla medarbetare.

En åtgärd vi nu prövar (kopplat till område 2) är att komplettera bloggen och våra interna webbsidor med ett nyhetsbrev som Malin, vår kommunikatör, kommer att skicka ut varannan vecka. I det är meningen att annonsera nya blogginlägg och nya eller uppdaterade handläggningsordningar, protokoll och annan information som nyligen publicerats. På detta sätt hoppas vi att relevant information säkrare ska nås av berörda medarbetare – utan att vi belastar mailflödet i allt för stor utsträckning.

Här kommer två generella tips från Malin för att orientera sig på webben:

Var hittar jag intern information?

Sådant som är gemensamt för alla på GU hittar du i Medarbetarportalen – en massa bra genvägar finns längst ner på sidan i det svarta fältet:

Söker du den interna information som är fakultetsgemensam eller specifik för IPKL? Genvägar finns då under Profil och inställningar, längst upp till höger i Medarbetarportalen, under ditt namn:

Bästa hälsningar,

Cecilia