Ledningsbloggen IPKL

Vilken vecka det har varit! Att omställningen till distans som vi gjorde i mars 2020 väckte känslor, det är klarlagt, men att detta med att ställa tillbaka skulle beröra så, det vet jag inte om någon riskanalys hade kunnat förutspå. Min slutsats är helt enkelt: förändringar är jobbiga. Jag vet att många är glada och tänker ’äntligen’, andra blir mest oroliga. Det gäller inte minst allt det praktiska. I fredags mailade jag ut budskapet att vi ska försöka skapa undervisningstillfällen på campus nu direkt i nästa kursperiod. Jag tror det landade i att vi kommunicerade med ledare för 30-talet kurser där 20-talet lyckades hitta något moment att ställa om. Andra tog sig tid att tänka, kommunicera med kollegor och studenter, men kom fram till att det inte var praktiskt möjligt. STORT tack för att ni tog dessa snabba puckar och ställde om, eller undersökte möjligheten. Det kändes inte bra att gå ut med en sådan uppgift på en fredag, men ni och vi löste det – TACK! Det är också bra att vi nu har en samlad bild och kan möta de förväntningar som kommer om att vi som universitet ska vara öppet igen. Jag fick precis veta att Michael Sagerström, samordnare för scheman, har hittat salar till i princip alla moment vi efterfrågat. Nu återstår att kommunicera ändringarna till studenterna. Fakulteten ska formulera något gemensamt, och sedan får varje kursledare gå ut till sina respektive studenter via Canvas.

I blogginlägget från mars 2020 såg jag att jag skrev att vi ställde in IPKL-mötet för att det inte kunde hållas på zoom (detta kan man le lite åt idag, vad lite en visste…). Nu har vi just beslutat att första IPKL-mötet efter att rekommendation om hemarbete upphör, den 4 oktober, kommer vi att hålla på zoom. Vi ville prioritera lokalanvändningen för undervisning med studenter, så vi undviker att boka upp en stor-sal för vårt möte detta första tillfälle. Närmare information kommer om mötet i november (och julavslutningen i december självklart). Vi behöver också analysera det faktum att närvaron på IPKL-mötena ökat med nära 100% sedan vi började hålla dem på zoom – kanske fyller zoom en särskilt god funktion för denna typ av möte? Vad tycker ni?

Samtidigt hänger alla diskussioner vi haft sista året i luften: hur ska arbetslivet bli efter pandemin? Som ni kanske minns hade vi en gäst på IPKL-mötet i våras som ledde GU:s arbetsgrupp för denna särskilda fråga. De är nu på väg att lämna en rapport av sitt arbete för rektors ledningsråd. Särskilt medarbetare inom verksamhetsstödet som aldrig tidigare haft möjligheten att arbeta hemma vet vi har upptäckt fördelarna med detta. Det kan handla om möjligheten att få stunder med obruten tid, att smidigt ha kontakt med olika kollegor oberoende av rumsliga förflyttningar, att ’få ihop livspusslet’, att hinna motionera och kanske sova bättre. Detta är sådant som borde vara helt självklart, alltid. Vi har också diskuterat återkommande att vi saknar gemenskapen på arbetsplatsen och de informella kontakterna. Vi pratar nostalgiskt om ”kafferummet”. Dock kan vi konstatera att redan innan pandemin tvinade hem oss så saknade vi det så kallade ”kafferummet” i viss utsträckning. Vi är en stor institution, vi sitter utspridda i tre olika hus (när vi väl är på campus), vi har skilda tider och olika möjligheter att fika vid gemensamma tillfällen. Jag tror att vi måste tänka igenom mer noggrant hur vi skapar mötesplatser på IPKL även när vi kommit tillbaka. Hur gynnar vi bäst ett gott socialt arbetsklimat? Kanske är det dags att tillsätta en festkommitté eller motsvarande, eller vad tror ni?? Och hur ska vi lyckas bibehålla detta som många har uppskattat – att även få möjlighet att ha den där obrutna tiden?

Arbetsgruppen på GU för frågor om arbetslivet post corona, under ledning av Dick Stenmark, har lagt ett förslag om att styrdokument för verksamhetsstödet revideras, så att det även fortsatt ska bli möjligt att arbeta hemifrån i viss utsträckning, när verksamheten tillåter. Detta är alltså ett förslag än så länge, och det ska diskuteras centralt på GU. Vi inväntar vad dessa diskussioner ger.

Här kommer andra förändringsrelaterade uppgifter som vi i ledningsgruppen arbetar med just nu:

• Idag föredrog Roger ärendet om vår nya gästprofessor till forskningstemat Global Childhoods i fakultetstyrelsen. Fortsättning följer, men förhoppningsvis har vi henne här till början på nästa år! Detta är en rekrytering inom ramen för det strategiska programmet för forskning som vi antog för ett par år sedan.
• På torsdag har vi första intervjun till lektoratet i Barn- och ungdomsvetenskap där vi hoppas få en ny kollega på plats till terminsstart våren 2022. Vi hade många mycket kvalificerade personer som sökte, så förhoppningarna på en kanon-rekrytering är stora!
• Vi hanterar det ledsamma faktum att Annika Edenholm, utbildnings- och bemanningsansvarig, ska vara sjukskriven på hel- eller deltid under ett par månader. Än så länge arbetar hon deltid och hanterar vissa bemanningsfrågor, men när hon har opererats kommer jag att vara jour för förskollärarprogrammet och Markus Nivala för IT-området när det gäller bemanningsproblem som kan uppstå akut. Vi har också rekryterat en vikarie för själva utbildningsansvaret. Idag anslog vi beslut om att erbjuda Jan Landström, tidigare utbildningsansvarig på IDPP, anställning om 30%. Han kommer att vikariera för Annika inom detta ansvar fram till årsskiftet.
• På måndag är det lärarförslagsnämnd och då kommer vi gå fram med förslag om tillsättning av tjänster som adjunkter inom VFU, både förskola och fritidshem.
• På onsdag ska jag ha möte med institutionens beredningsgrupp angående kommande val av ny prefekt och proprefekt som kommer att ske under våren 2022. Då kommer också prefektrådet att ha två heldagar där vi bland annat ska diskutera internationaliseringsfrågor och förslag om att arbeta fram en ny språkpolicy, en fråga vi också hade uppe ett par gånger i IR under förra året.

Det är lite av varje, hela tiden. Men mest just nu är det utvecklingssamtal, och det är fantastiskt roligt och givande att få sitta ner en stund och få tala igenom nutid och framtid med var och en.

Till sist en påminnelse, glöm inte:

Fika med nya ledamöterna i IR (se länk i utskick från Ewa Skantz Åberg):

Måndag den 20 september, mellan kl 15.00-16.00. 

Varma och vänliga septemberhälsningar,

Cecilia

I tisdags morgon diskuterade vi restriktioner med anledning av corona i nästan en timma på prefektrådet. Samma eftermiddag hölls presskonferens om att regeringen planerar släppa restriktioner från 29 september. Rekommendation om hemarbete tas bort liksom deltagartak för sammankomster. Inte utan att det känns igen – de senaste 1,5 åren har vi gång efter annan väntat på besked, försökt tolka, ställt om, ställt in, ställt tillbaka. Den stora lättnaden som borde kännas nu kan lätt blandas med oro över hur det ska bli med allting (schemaprocessen på kort och lång sikt, obligatoriska moment och eventuellt hög frånvaro från studenter, resor i kollektivtrafiken, vikariebehov vid sjukdom osv osv.). Men i grunden är vi självklart positiva och ser fram emot att äntligen snart kunna mötas igen och hämta den kraft från fysiska möten som vi har saknat.

Det pågår nu diskussioner både på GU och fakulteten, och förstås hos oss på IPKL, om hur vi ska tolka och praktisera successiv återgång till arbetsplatsen. Det är väl i princip all information som finns i detta ögonblick. Å ena sidan är de nya buden i linje med hur vi planerat hittills, dvs. att senare delen av hösten kommer att bli (mycket mer) på campus. Å andra sidan råder oklarheter om det innebär att vi ska gå in och göra förändringar redan i kursperiod 2. Vi får ännu en gång rusta oss med tålamod och avvakta ett par dagar tills centrala besked kommer – vad har vi möjlighet att göra och vad har vi skyldighet att göra?

En sak kan jag i alla fall meddela tydligt, och det är vad jag passade på under IPKL-mötet i måndags: Det är ok att planera för resor (åtminstone inom Europa) under denna höst. Det påverkar t.ex. er som är anmälda till NERA-konferens i Danmark. Planera för att resa! (Med reservation för ändringar, som vanligt.)

Hej allihopa – kära bästa medarbetare!!

Höstens första blogginlägg får bli om corona. Vi hade igår eftermiddag ett extrainsatt prefektråd för att gå igenom hur läget är just nu. Om ni, liksom jag, är lite förvirrade om vad som gäller, så kommer här en sammanfattning av aktuell information.

• Budskapet är att vi ska ”återta campus”, men vad det i praktiken innebär är inte alltid entydigt. Alla restriktioner vi ska tänka på kan sammanfattas (1) var försiktiga (tvätta händer, stanna hemma vid minsta symptom osv.) och (2) undvik trängsel. Det gör att det är möjligt att ses på campus för diverse mindre möten, men det är inte möjligt att ha en programstart där hundratals studenter ska in genom entrén på samma gång!
• Plan för universitetet var (och är, ingen allmän uppdatering har ännu kommit i frågan) att vi i princip skulle vara på campus utan inskränkningar från 1 oktober. Som vi alla kan utläsa av rådande smitt- och vaccinationsläge är detta troligen inte möjligt. Det är alltså inte osannolikt att det t.ex. blir förlängda råd om att arbeta hemma åtminstone fram till jul. Men obs, detta inväntar vi fortfarande instruktioner om, och vi kommer säkert få vänta ett tag på besked eftersom utvecklingen är svår att förutse. Det vi i alla fall vet är att vi har möjlighet att göra avsteg från kursplaner avseende campus/distans under hela terminen. Plan för schemaläggningen av kursperiod 3 och 4 har kommunicerats. Vi tar det bit för bit.
• Det talas om procentsatser för hur mycket vi kan utnyttja lokalerna för att trängsel inte ska finnas på vårt campus, t.ex. 40% av platserna i 60% av salarna. Det här är svårt att omsätta praktiskt i undervisningen, så i praktiken har det inneburit att vi ligger på betydligt lägre procents beläggning än så. Värt att notera ändå är att det kommer vara generösare tillgång till studieplatser i höst, så studenterna ska ha lättare att vara på campus och studera, även om undervisningen är online. Biblioteket kommer att vara öppet under dagtid. VFU förväntas genomföras ute i skolor och förskolor. Tentamensenheten öppnar igen med något färre platser än vanligt.
• Budskapet till studenterna är att de ska ha beredskap att vara på campus (t.ex. söka tillgång till bostad), men också att de ska ha beredskap att delta på distans (nödvändig IT-utrustning mm.).
• En grupp kommer att bildas med representanter från campus, kommunikatörer, bibliotek, studenter och UF:s ledning som regelbundet (till en början kanske varje dag) går igenom lokalerna och ser över läget på plats. Information om vad som gäller och var det finns öppna platser kommer sedan att läggas här: https://www.gu.se/larande-ledarskap-halsa/om-oss/praktisk-information.
• För oss medarbetare ska det nu vara möjligt att vara på plats åtminstone en dag per vecka. En del av er vet jag har större behov än så. Om någon vet med sig att de behöver göra någon större förändring i vanor kring hemarbetet så meddela mig eller Kristin, annars säger vi nu att för enstaka dagar (läs en gång per vecka) kan ni komma in till jobbet utan att meddela, givet att ni tänker på de generella rekommendationerna. Tänk också på att de som måste vara på campus regelbundet, t.ex. lokalvårdare, kan tillfälligt behöva stänga av toaletter för att kunna städa och samtidigt utföra sitt arbete med säkrat avstånd. Möten kommer regelmässigt i första hand ske digitalt. Vi kommer att ha många utvecklingssamtal och lönesamtal i höst och dessa bjuder vi in till digitalt, liksom IR, arbetsmiljgögruppen och IPKL-möten. Behöver ni ses i arbetslag av olika slag, eller i handledningskonstellationer, är det möjligt att planera att vara på campus.
• Om någon behöver företa en resa så kontakta mig så vi kan göra en gemensam prioritering och riskbedömning. Några internat är planerade under september och här har vi sagt att vi uppmuntrar resor på smittsäkrast möjliga sätt. Det är också mycket viktigt att alla som arrangerar och ansvarar för möten av dessa slag är måna om att inte utestänga de som inte kan delta. Det gäller att inte pressa på så att man förleds förtränga ”minsta symptom” utan verkligen har möjlighet att stanna hemma vid t.ex. lite ont i halsen. Detta möjliggörs genom att erbjuda hybridalternativ. Svante Eriksson kommer att föreläsa om hybridlösningar under uppstartsdagarna – passa på att utnyttja möjligheten att lära mer om detta.

Blev något klarare? Jag hoppas det. Annars får ni höra av er till mig och fråga, precis som vanligt!

Allt gott önskar prefekten!